Anleitung

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Erste Schritte

Nachdem Sie die Kasse installiert haben, werden Sie aufgefordert, einen Kassen-Übertrag zu machen. Der Kassen-Übertrag (die Bezeichnung stammt daher, dass der Barbestand des letzten Tagesabschlusses in das neue TagesJournal als Anfangs-Barbestand übernommen wird) ist immer der erste Schritt, um die Kasse an jedem Tag zu eröffnen. Nach der Erstinstallation der Kasse schlägt diese Ihnen als Kassen-Übertrag den Betrag 0,00 EUR vor. Bitte bestätigen Sie diesen Betrag und ab dann können Sie mit der Kasse kassieren. Wenn Sie Wechselgeld in die Kasse legen möchten, müssen Sie in einem Kassiervorgang als “Bar Einlage” buchen. Hierfür starten Sie einen Kassiervorgang mit dem Menü “Kasse starten” und melden sich mit Ihrem Kassiererkürzel an (Superuser oder Admin vorausgesetzt). Wählen Sie nun den Menüpunkt “Menü” im Kassiervorgang und anschließend “Bar Einlage”. Es öffnet sich nun ein Dialog mit Nummerneingabe in welchen Sie den Betrag eingeben, den Sie in die Kasse für Ihr Wechselgeld einzahlen möchten. Mit Bestätigung des Button “Enter” wird die Bar-Einlage gebucht und ein Bon wurde erstellt. Ab nun können Sie mit der Kasse kassieren!

Wenn Sie die Kasse zum ersten Mal installiert haben, ist zu diesem Zeitpunkt noch kein Artikel in Ihrem System. Eine Anleitung wie Sie Ihre Artikeldaten in die Kasse importieren, erhalten Sie auf dieser Website unter Support -> Anleitung -> “Importieren von Artikeldaten”.

Als nächstes sollten Sie Ihren Bon anpassen. Die Anleitung finden Sie auf dieser Website unter Support -> Installation -> “Einrichten vom Bon”

Wenn Sie ein eigenes Firmen-Logo auf Ihren Bon wünschen, dann finden Sie eine Anleitung auf dieser Website unter Support -> Installation -> “Einrichten von Firmen-Logo”

Nach diesen Schritten ist die Kasse einsatzbereit zum kassieren. Wir empfehlen Ihnen aber die Installation des COM-Service (nur für Anwender mit dem Betriebssystem Windows).

Importieren von Artikeldaten

Sie haben in Virtual-Cash-Point die Möglichkeit, Ihre Artikeldaten zu importieren. Sie finden diese Funktion unter folgenden Menüs: Administration -> System -> Daten -> Daten Importieren -> Artikel importieren. Nachdem Sie diesen Menüpunkt ausgewählt haben, öffnet sich ein Optionen-Dialog, in dem Ihnen die Funktionen “Leere Artikelliste exportieren”, “Komplette Artikelliste exportieren”, “Artikelliste importieren” und “komplette Artikelliste bearbeiten” angeboten werden. Je nachdem, was Sie für eine Funktion ausführen möchten, bestätigen Sie mit einem Klick den Optioneneintrag.

“Leere Artikelliste exportieren” Wenn Sie die Option “Leere Artikelliste exportieren” wählen, erstellt die Kasse eine Text-Datei im CSV-Format (Datenfelder sind mit einem Semikolon (“;”) getrennt), in dem keine Artikeldaten vorhanden sind. Diese Datei wird entweder sofort geöffnet oder Sie werden zum Speichern der Datei aufgefordert. Diese Datei soll Ihnen dazu dienen, dass Sie eine Format-Vorlage haben, in die Sie Ihre Artikeldaten eingeben können und die nach der Bearbeitung wieder importieren werden kann.

“Komplette Artikelliste exportieren” Wenn Sie die Option “Komplette Artikelliste exportieren” wählen, erstellt die Kasse eine Text-Datei im CSV-Format (Datenfelder sind mit einem Semikolon (“;”) getrennt), in der sich Ihre gesamten Artikeldaten befinden. Diese Datei wird entweder sofort geöffnet order Sie werden zum Speichern der Datei aufgefordert. Mit dieser Datei können Sie Ihre komplette Artikelliste bearbeiten und zu einem späteren Zeitpunkt wieder in das Kassensystem importieren.

“Artikelliste importieren” Mit der Option “Artikelliste importieren” können Sie die bearbeitete Artikelliste wieder in die Kasse importieren. Bitte achten Sie darauf, dass Sie das Format einhalten, damit der Import der Daten durchgeführt werden kann. Sollte die Datei fehlerhaft sein, bekommen Sie eine entsprechende Meldung und der Import wird nicht ausgeführt. Ist die Datei fehlerfrei, zeigt Ihnen die Kasse Ihre zu importierenden Daten in einer Tabelle an. Sie können Ihre Daten auch hier noch weiterbearbeiten, in dem Sie auf die entsprechende Zelle der Tabelle klicken und den Inhalt editieren. Nach Beendigung der Bearbeitung/Prüfung können Sie entweder die gesamte Artikelliste mit der bestehenden Artikelliste ersetzen (klicken Sie hierfür auf den Button “Daten ersetzen”) oder die Artikelliste der bestehenden Artikelliste hinzufügen (klicken Sie hierfür auf den Button “Daten hinzufügen”).

Was passiert bei “Daten ersetzen”? Wenn Sie sich für den Import mit “Daten ersetzen” entscheiden, wird die vorhandene Artikelliste im System durch Ihre neue, bearbeitete Artikelliste komplett ersetzt. Nach erfolgreichem Import finden Sie dann nur noch die Artikel in der Kasse, die in dieser Artikelliste enthalten waren.

Was passiert bei “Daten hinzufügen”? Wenn Sie sich für den Import mit “Daten hinzufügen” entscheiden, wird Ihre neue, bearbeitete Artikelliste der bestehenden Artikelliste hinzugefügt bzw. aktualisiert. Ob Artikel hinzugefügt oder aktualisiert werden, hängt vom Inhalt in der Spalte “Key” ab. Die Artikel deren Key sowohl in der Artikelliste als auch in Ihrer bearbeiteten List identisch sind, werden aktualisiert. Alle anderen Artikel werden der Artikelliste im System hinzugefügt. Diese Funktion ist sinnvoll, um einzelne Artikel abzuändern oder neu anzulegen ohne die gesamte Artikelliste zu überarbeiten und importieren zu müssen.

“Komplette Artikelliste bearbeiten” Wenn Sie die Option “Komplette Artikelliste bearbeiten” wählen, zeigt Ihnen die Kasse alle Artikel in Tabellen-Form an. Sie können dort Positionen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Nach Bearbeitung der Liste können Sie die Daten hinzufügen oder ersetzen.

Achtung Bitte beachten Sie, dass der Import der Daten keine Auswirkungen auf die Daten in Collmex hat. Wenn Sie die Collmex-Schnittstelle verwenden, sollten Sie Ihre Datenanpassungen im Collmex-System vornehmen!

Datensatzbeschreibung

Nr Feld Typ Maximale Länge Beschreibung
1 Artikelnummer Text 50 Eindeutige Artikelnummer des Produktes
2 Barcode Text 50 Eindeutiger Barcode des Produktes. Falls Sie keinen Barcode haben, tragen Sie bitte hier die eindeutige Artikelnummer ein.
3 Beschreibung Text 255 Geben Sie hier die Produktbezeichnung ein.
4 Kategorie 1 Text 50 Weisen Sie hier dem Produkt eine Kategorie zu.
5 Kategorie 2 Text 50 Optional. Weisen Sie hier dem Produkt eine zweite Kategorie zu.
6 Kategorie 3 Text 50 Optional. Weisen Sie hier dem Produkt eine dritte Kategorie zu.
7 MwStSatz Dezimalzahl 18,2 Geben Sie hier den Mehrwertsteuersatz für das Produkt an. (ohne Prozentzeichen)
8 EKPreis Dezimalzahl 18,2 Optional. Geben Sie hier den Einkaufspreis des Produktes an.
9 VKPreis Dezimalzahl 18,2 Geben Sie hier den Preis des Produktes an wie er an der Kasse verkauft werden soll.
10 Einheit Text 100 Optional. Geben Sie hier die Bezeichnung der Einheit des Produktes an (Stück, Meter, Stunden usw.)
11 Seriennummer Text 100 Optional. Mit dieser Checkbox können sie entscheiden ob dieser Artikel eine Serienummer hat. Die Serienummer müssen sie an den Barcode mit einem “-” anhängen
Beispielt:
2700000000000-000001 (Barcode-Serienummer)
2700000000000-000002 (Barcode-Serienummer)
usw. In der Online-Version können Sie dann den Artikel unter der Artikelauskunft mit allen Serienummer aufrufen.
12 Key Text 50 Identifiziert das Produkt eindeutig. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird beim Import automatisch ein neuer Key für das Produkt erzeugt und in der Datenbank wird der Artikel als neues Produkt angelegt.

Wie Sie am besten die Artikeldaten vor dem Import bearbeiten, erfahren Sie in der Anleitung “Exportierte Daten bearbeiten”

Importieren von Kundendaten

Nur in der Online-Version verfügbar!

Sie haben in Virtual-Cash-Point die Möglichkeit, Ihre Kundendaten zu importieren. Sie finden diese Funktion unter folgenden Menüs: Administration -> System -> Daten -> Daten Importieren -> Kunden importieren. Nachdem Sie diesen Menüpunkt ausgewählt haben, öffnet sich ein Optionen-Dialog, in dem Ihnen die Funktionen “Leere Kundenliste exportieren”, “Komplette Kundenliste exportieren”, “Kundenliste importieren” und “komplette Kundenliste bearbeiten” angeboten werden. Je nachdem, was Sie für eine Funktion ausführen möchten, bestätigen Sie mit einem Klick den Optioneneintrag.

“Leere Kundenliste exportieren” Wenn Sie die Option “Leere Kundenliste exportieren” wählen, erstellt die Kasse eine Text-Datei im CSV-Format (Datenfelder sind mit einem Semikolon (“;”) getrennt), in dem keine Kundendaten vorhanden sind. Diese Datei wird entweder sofort geöffnet oder Sie werden zum Speichern der Datei aufgefordert. Diese Datei soll Ihnen dazu dienen, dass Sie eine Format-Vorlage haben, in der Sie Ihre Kundendaten eingeben können und die Sie nach der Bearbeitung wieder importieren können.

“Komplette Kundenliste exportieren” Wenn Sie die Option “Komplette Kundenliste exportieren” wählen, erstellt die Kasse eine Text-Datei im CSV-Format (Datenfelder sind mit einem Semikolon (“;”) getrennt), in der sich Ihre gesamten Kundendaten befinden. Diese Datei wird entweder sofort geöffnet order aber Sie werden zum Speichern der Datei aufgefordert. Mit dieser Datei können Sie Ihre komplette Kundenliste bearbeiten und zu einem späteren Zeitpunkt wieder in das Kassensystem importieren.

“Kundenliste importieren” Mit der Option “Kundenliste importieren” können Sie die bearbeitete Kundenliste wieder in die Kasse importieren. Bitte achten Sie darauf, dass Sie das Format einhalten, damit der Import der Daten durchgeführt werden kann. Sollte die Datei fehlerhaft sein, bekommen Sie eine entsprechende Meldung und der Import wird nicht ausgeführt. Ist die Datei fehlerfrei, zeigt Ihnen die Kasse Ihre zu importierenden Daten in einer Tabelle an. Sie können Ihre Daten auch hier noch weiterbearbeiten, in dem Sie auf die entsprechende Zelle der Tabelle klicken und den Inhalt editieren. Nach Beendigung der Bearbeitung können Sie entweder die gesamte Kundenliste mit der bestehenden Kundenliste ersetzten (klicken Sie hierfür auf den Button “Daten ersetzen”), oder die Kundenlist der bestehenden Kundenliste hinzufügen (klicken Sie hierfür auf den Button “Daten hinzufügen”).

Was passiert bei “Daten ersetzen”? Wenn Sie sich für den Import mit “Daten ersetzen” entscheiden, wird die vorhandene Kundenliste im System durch Ihre neue bearbeitete Kundenliste komplett ersetzt. Nach erfolgreichem Import finden Sie dann nur noch die Kunden in der Kasse die in dieser Kundenliste waren.

Was passiert bei “Daten hinzufügen”? Wenn Sie sich für den Import mit “Daten hinzufügen” entscheiden, wird Ihre neue bearbeitete Kundenliste der bestehenden Kundenliste hinzugefügt bzw. aktualisiert. Ob Kunden hinzugefügt oder aktualisiert werden, hängt vom Inhalt in der Spalte “Key” ab. Die Kunden deren Key sowohl in der Kundenliste als in Ihrer bearbeiteten List identisch sind werden aktualisiert. Alle anderen Kunden werden der Kundenliste im System hinzugefügt. Diese Funktion ist sinnvoll, um einzelne Kunden abzuändern oder neu anzulegen ohne die gesamte Kundenliste zu überarbeiten und importieren zu müssen.

“Komplette Kundenliste bearbeiten” Wenn Sie die Option “Komplette Kundenliste bearbeiten” wählen, zeigt Ihnen die Kasse alle Kunden in Tabellen-Form an. Sie können dort Positionen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Nach Bearbeitung der Liste können Sie die Daten hinzufügen oder ersetzen.

Achtung Bitte beachten Sie, dass der Import der Daten keine Auswirkungen auf die Daten im Collmex-System hat. Wenn Sie die Collmex-Schnittstelle verwenden, sollten Sie Ihre Datenanpassungen im Collmex vornehmen!

Datensatzbeschreibung

Nr Feld Typ Maximale Länge Beschreibung
1 Kundennummer Zahl 10 Eindeutige Kundennummer
2 Anrede Text 50 Optional. Geben sie hier die Anrede des Kunde ein (Herr, Frau, Firma usw.).
3 Vorname Text 255 Optional. Geben Sie hier den Vorname ein.
4 Nachname Text 255 Geben Sie hier den Nachnamen ein.
5 Firma Text 255 Optional. Geben Sie hier eine Firmenbezeichnung an.
6 Adresse Text 255 Optional. Geben Sie hier die Straße des Kunden an.
7 Zusatz Text 255 Optional. Geben Sie hier den Zusatz zur Adresse an.
8 PLZ Text 10 Optional. Geben Sie hier die Postleitzahl des Kunden ein.
9 Ort Text 255 Optional. Geben Sie hier den Ort des Kunden ein.
10 Telefon 1 Text 50 Optional. Geben Sie hier eine Telefonnummer des Kunden an.
11 Telefon 2 Text 50 Optional. Geben Sie hier eine weitere Telefonnummer des Kunden an.
12 Fax 1 Text 50 Optional. Geben Sie hier eine Faxnummer des Kunden an.
13 Fax 2 Text 50 Optional. Geben Sie hier eine weitere Faxnummer des Kunden an.
14 Mobil Text 50 Optional. Geben Sie hier eine Mobilnummer des Kunden an.
15 Email Text 255 Geben Sie hier eine weitere Email-Adresse des Kunden an.
16 Kontonummer Text 255 Optional. Geben Sie hier die Kontonummer des Kunden an.
17 BLZ Text 50 Optional. Geben Sie hier die Bankleitzahl an.
18 Bankname Text 255 Optional. Geben Sie hier die Name der Bank vom Kunden ein.
19 IBAN Text 50 Optional. Geben Sie hier die IBAN ein.
20 BIC Text 50 Optional. Geben Sie hier die BIC ein.
21 IBAN Text 50 Optional. Geben Sie hier den Inhaber des Konto ein.
22 USTidNr Text 50 Optional. Geben Sie hier die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden ein.
23 Key Text 50 Identifiziert den Kunden eindeutig. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird beim Import automatisch ein neuer Key für den Kunden erzeugt und in der Datenbank wird der Kunden als neues Kontakt angelegt.

Wie Sie am Besten die Kundendaten vor dem Import bearbeiten, erfahren Sie in der Anleitung “Exportierte Daten bearbeiten”

Importieren von Rabattdaten

Sie haben in Virtual-Cash-Point die Möglichkeit, Ihre Rabattdaten zu importieren. Sie finden diese Funktion unter folgenden Menüs: Administration -> System -> Daten -> Daten Importieren -> Rabatte importieren. Nachdem Sie diesen Menüpunkt ausgewählt haben, öffnet sich ein Optionen-Dialog, in dem Ihnen die Funktionen “Leere Rabattliste exportieren”, “Komplette Rabattliste exportieren”, “Rabattliste importieren” und “komplette Rabattliste bearbeiten” angeboten werden. Je nachdem, was Sie für eine Funktion ausführen möchten, bestätigen Sie mit einem Klick den Optioneneintrag.

“Leere Rabattliste exportieren” Wenn Sie die Option “Leere Rabattliste exportieren” wählen, erstellt die Kasse eine Text-Datei im CSV-Format (Datenfelder sind mit einem Semikolon (“;”) getrennt), in dem keine Rabattdaten vorhanden sind. Diese Datei wird entweder sofort geöffnet oder Sie werden zum Speichern der Datei aufgefordert. Diese Datei soll Ihnen dazu dienen, dass Sie eine Format-Vorlage haben, in der Sie Ihre Rabattdaten eingeben können und die Sie nach der Bearbeitung wieder importieren können.

“Komplette Rabattliste exportieren” Wenn Sie die Option “Komplette Rabattliste exportieren” wählen, erstellt die Kasse eine Text-Datei im CSV-Format (Datenfelder sind mit einem Semikolon (“;”) getrennt), in der sich Ihre gesamten Rabattdaten befinden. Diese Datei wird entweder sofort geöffnet oder Sie werden zum Speichern der Datei aufgefordert. Mit dieser Datei können Sie Ihre komplette Rabattliste bearbeiten und zu einem späteren Zeitpunkt wieder in das Kassensystem importieren.

“Rabattliste importieren” Mit der Option “Rabattliste importieren” können Sie die bearbeitete Rabattliste wieder in die Kasse importieren. Bitte achten Sie darauf, dass Sie das Format einhalten, damit der Import der Daten durchgeführt werden kann. Sollte die Datei fehlerhaft sein, bekommen Sie eine entsprechende Meldung und der Import wird nicht ausgeführt. Ist die Datei fehlerfrei, zeigt Ihnen die Kasse Ihre zu importierenden Daten in einer Tabelle an. Sie können Ihre Daten auch hier noch weiterbearbeiten, in dem Sie auf die entsprechende Zelle der Tabelle klicken und den Inhalt editieren. Nach Beendigung der Bearbeitung können Sie entweder die gesamte Rabattliste mit der bestehenden Rabattliste ersetzen (klicken Sie hierfür auf den Button “Daten ersetzen”) oder die Rabattlist der bestehenden Rabattliste hinzufügen (klicken Sie hierfür auf den Button “Daten hinzufügen”).

Was passiert bei “Daten ersetzen”? Wenn Sie sich für den Import mit “Daten ersetzen” entscheiden, wird die vorhandene Rabattliste im System durch Ihre neu bearbeitete Rabattliste komplett ersetzt. Nach erfolgreichem Import finden Sie dann nur noch die Rabatt in der Kasse die in dieser Rabattliste waren.

Was passiert bei “Daten hinzufügen”? Wenn Sie sich für den Import mit “Daten hinzufügen” entscheiden, wird Ihre neu bearbeitete Rabattliste der bestehenden Rabattliste hinzugefügt bzw. aktualisiert. Ob Rabatt hinzugefügt oder aktualisiert werden, hängt vom Inhalt in der Spalte “Key” ab. Die Rabatte deren Key sowohl in der Rabattliste als auch in den von Ihnen bearbeitete Liste identisch sind werden aktualisiert. Alle anderen Rabatte werden der Rabattliste im System hinzugefügt. Diese Funktion ist sinnvoll, um einzelne Rabatte abzuändern oder neu anzulegen ohne die gesamte Rabattliste zu überarbeiten und importieren zu müssen.

“Komplette Rabattliste bearbeiten” Wenn Sie die Option “Komplette Rabattliste bearbeiten” wählen, zeigt Ihnen die Kasse alle Rabatte in Tabellen-Form an. Sie können dort Positionen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Nach Bearbeitung der Liste können Sie die Daten hinzufügen oder ersetzen.

Achtung Bitte beachten Sie, dass der Import der Daten keine Auswirkungen auf die Daten im Collmex-System hat. Wenn Sie die Collmex-Schnittstelle verwenden, sollten Sie Ihre Datenanpassungen in Collmex vornehmen!

Datensatzbeschreibung

Nr Feld Typ Maximale Länge Beschreibung
1 Art Text 50 Geben Sie hier an ob es sich um ein Artikelbezogener-Rabatt, Artikel-Rabatt oder ein Bon-Rabatte handelt. Eingabe: Artikelbezogener-Rabatt = Ihre Artikelnummer, Artikel-Rabatt = line; Bon-Rabatt = header
2 Name Text 50 Geben Sie hier einen aussagekräftigen Namen für den Rabatt ein.
3 Prefix Text 50 Geben Sie hier eine eindeutige Bezeichnung für den Rabatt ein.
4 ToolTipText Text 255 Optional. Hier können Sie einen Erklärungstext für den rabatt eingeben.
5 Beschreibung Text 255 Optional. Geben Sie hier einen Text ein der den Rabatt umschreibt.
6 Typ Text 50 Geben Sie hier an ob es sich um ein Rabatt handelt der sich in Prozent berechnet oder einen fest hinterlegten Betrag hat. Eingabe: Berechnung in Prozent = prozent; fester Betrag = betrag
7 mindestMenge Dezimalzahl 18,2 Geben Sie hier an ob der Rabatt an eine Mindestmenge gebunden ist. Diese Mindestmenge bezieht sich bei einem Bon-Rabatt auf die gesamte Stückzal der im Kassiervorgang vorhandenen positionen, bei einem Artikel-Rabatt ist die Grundlage nur die ausgewählte Artikelposition. Ist die Stückzahl im Kassiervorgang kleiner als die Mindestmenge im Rabatt, wird der Rabatt mit einer entsprechenden Meldung nicht gegeben. Wenn Sie diesen Wert auf 0 setzten, wird die Prüfung der Mindestmenge nicht durchgeführt!
8 mindestWert Dezimalzahl 18,2 Geben Sie hier an ob der Rabatt an einen Mindestwert gebunden ist. Der Mindestwert bezieht sich bei einem Bon-Rabatt auf den gesamten Bruttobetrag des Kassiervorgangs, bei einem Artikel-Rabatt ist die Grundlage nur die ausgewählte Artikelposition. Ist der Bruttobetrag im Kassiervorgang kleiner als der Mindestwert im Rabatt, wird der Rabatt mit einer entsprechenden Meldung nicht gegeben. Wenn Sie diesen Wert auf 0 setzten, wird die Prüfung des Mindestwert nicht durchgeführt!
9 GültigVon Datum-Uhrzeit TT.MM.JJJJ HH:MM:SS Optional. Geben Sie hier das Datum an, an dem der Rabatt angezeigt werden soll. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, ist die GültigkeitVon-Prüfung abgeschaltet.
10 GültigBis Datum-Uhrzeit TT.MM.JJJJ HH:MM:SS Optional. Geben Sie hier das Datum an, bis wann der Rabatt angezeigt werden soll. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, ist die GültigkeitBis-Prüfung abgeschaltet.
12 minVal Dezimalzahl 18,2 Geben Sie hier den kleinsten Wert des Rabattes ein der ausgewählt werden kann. Ist der Wert in minVal und maxVal gleich, wird dieser Wert als fester Rabattwert übernommen, ohne das der Kassierer einfluss auf den Rabattwert nehmen kann. Ist der minVal und maxVal unterschiedlich, wird der Kassierer aufgefordert den Rabattwert einzugeben. Der Rabatt wird nur dann akzeptiert wenn die Eingabe des Kassierers innerhalb des minVal und maxVal ist.
13 maxVal Dezimalzahl 18,2 Geben Sie hier den größten Wert des Rabattes ein der ausgewählt werden kann. Ist der Wert in minVal und maxVal gleich, wird dieser Wert als fester Rabattwert übernommen, ohne das der Kassierer einfluss auf den Rabattwert nehmen kann. Ist der minVal und maxVal unterschiedlich, wird der Kassierer aufgefordert den Rabattwert einzugeben. Der Rabatt wird nur dann akzeptiert wenn die Eingabe des Kassierers innerhalb des minVal und maxVal ist.
14 isAuto Ja-Nein True/False Wenn Sie den Wert auf False setzten, wird der Rabatt nicht automatisch am Ende des kassiervorgangs gegeben. Setzten Sie diesen Wert auf True, wird der Rabbat automatisch jedem Kassiervorgangs hinzugefügt. Vorraussetzung für das automatische hinzufügen des Rabattes ist, dass der minVal und maxVal die gleichen Werte hat. Ebenfalls muss der Rabatt auch eventuellen Bediengungen erfüllen wie mindestMenge, mindesWert, GültigVon und GültigBis.
15 UserRights Zahl 1 Mit dem Feld Userrights können Sie bestimmen welcher Kassierer mit welchen Berechtigung den Rabatt auswählen können. Eingabe: Alle Kassierer = 0, mindestens Superuser = 1, mindestens Admin=2
16 Key Text 50 Identifiziert den Rabatt eindeutig. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird beim Import automatisch ein neuer Key für den Rabatt erzeugt und in der Datenbank wird der Rabatt neu angelegt.

Wie Sie am besten die Rabattdaten vor dem Import bearbeiten, erfahren Sie in der Anleitung “Exportierte Daten bearbeiten”

Importieren von Wertkarten

Nur in der Online-Version verfügbar!

Sie haben in Virtual-Cash-Point die Möglichkeit, Ihre Wertkarten-Daten zu importieren. Sie finden diese Funktion unter folgenden Menüs: Administration -> System -> Daten -> Daten Importieren -> Wertkarten importieren. Nachdem Sie diesen Menüpunkt ausgewählt haben, öffnet sich ein Optionen-Dialog, in dem Ihnen die Funktionen “Leere Wertkartenliste exportieren”, “Wertkartenliste importieren” und “Leere Wertkartenliste bearbeiten” angeboten werden. Je nachdem, was Sie für eine Funktion ausführen möchten, bestätigen Sie mit einem Klick den Optioneneintrag. Im Gegensatz zu dem Importen für Artikel, Kunden und Rabatte wurde hier auf das Bearbeiten der gesamten Wertkartenliste verzichtet. Ursache hierfür ist eine eventuell sehr hohe Anzahl an Datensätzen. Somit können Sie nur neue Wertkarten hinzufügen, bzw. bei den Wertkarten mit dem gleichen Key werden diese Wertkarten ersetzt.

“Leere Wertkartenliste exportieren” Wenn Sie die Option “Leere Wertkartenliste exportieren” wählen, erstellt die Kasse eine Text-Datei im CSV-Format (Datenfelder sind mit einem Semikolon (“;”) getrennt), in dem keine Wertkartendaten vorhanden sind. Diese Datei wird entweder sofort geöffnet oder Sie werden zum Speichern der Datei aufgefordert. Diese Datei soll Ihnen dazu dienen, dass Sie eine Format-Vorlage haben, in die Sie Ihre Wertkartendaten eingeben können und die Sie nach der Bearbeitung wieder importieren können.

“Wertkartenliste importieren” Mit der Option “Wertkartenliste importieren” können Sie die bearbeitete Wertkartenliste wieder in die Kasse importieren. Bitte achten Sie darauf, dass Sie das Format einhalten, damit der Import der Daten durchgeführt werden kann. Sollte die Datei fehlerhaft sein, bekommen Sie eine entsprechende Meldung und der Import wird nicht ausgeführt. Ist die Datei fehlerfrei, zeigt Ihnen die Kasse Ihre zu importierenden Daten in einer Tabelle an. Sie können Ihre Daten auch hier noch weiterbearbeiten, in dem Sie auf die entsprechende Zelle der Tabelle klicken und den Inhalt editieren. Nach Beendigung der Bearbeitung können Sie die Wertkartenliste der bestehenden Wertkartenliste hinzufügen (klicken Sie hierfür auf den Button “Daten hinzufügen”).

Was passiert bei “Daten hinzufügen”? Wenn Sie sich für den Import mit “Daten hinzufügen” entscheiden, wird Ihre neu bearbeitete Wertkartenliste der bestehenden Wertkartenliste hinzugefügt bzw. aktualisiert. Ob Artikel hinzugefügt oder aktualisiert werden, hängt vom Inhalt in der Spalte “Key” ab. Die Wertkarten deren Key sowohl in der Wertkartenliste als auch in Ihrer bearbeiteten Liste identisch sind werden aktualisiert. Alle anderen Wertkarten werden der Wertkartenliste im System hinzugefügt. Diese Funktion ist sinnvoll, um einzelne Wertkarten abzuändern oder neu anzulegen ohne die gesamte Wertkartenliste überarbeiten und importieren zu müssen. Wenn Sie eine bestehende Wertkarte mit einem neuen Datensatz durch den Import ersetzen, bleiben alle Transaktionen (Buchungen auf dieser Karte) erhalten.

“Leere Wertkartenliste bearbeiten” Wenn Sie die Option “Leere Wertkartenliste bearbeiten” wählen, zeigt Ihnen die Kasse eine leere Tabellen an. Sie können dort Positionen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Nach Bearbeitung der Liste können Sie die Daten hinzufügen oder ersetzen.

Datensatzbeschreibung

Nr Feld Typ Maximale Länge Beschreibung
1 Art Text 50 Geben Sie hier “KK” ein wenn es sich um eine Kundenkarte handelt. Geben Sie “GS” ein wenn es sich um ein Gutschein handelt.
2 Personalisiert Ja/Nein True/False Geben Sie hier ein “True” ein wenn es sich um eine Kundenkarte handelt. Geben Sie “False” ein wenn es sich um ein Gutschein handelt.
3 CRMKundennummer Text 50 Optional. Geben Sie hier die Kundennummer ein wenn Sie die Wertkarte mit einem Kunden verknüpfen wollen.
4 GültigVon Datum Uhrzeit TT.MM.JJJJ HH:MM:SS Optional. Geben Sie hier ein Datum ein ab wann die Wertkarte gültig sein soll. Lassen Sie das Feld leer wenn keine Gültigkeitsprüfung stattfinden soll.
5 GültigBis Datum Uhrzeit TT.MM.JJJJ HH:MM:SS Optional. Geben Sie hier ein Datum ein bis wann die Wertkarte gültig sein soll. Lassen Sie das Feld leer wenn keine Gültigkeitsprüfung stattfinden soll.
6 Betrag Dezimalzahl 18,2 Optional. Dieser Wert zeigt den aktuellen Wert des Betrags auf der Wertkarte an. Dieser wird allerdings bei einer Bebuchung neu berechnet!
7 Punkte Dezimalzahl 18,2 Optional. Dieser Wert zeigt den aktuellen Wert der Punkte auf der Wertkarte an. Dieser wird allerdings bei einer Bebuchung neu berechnet!
8 PunkteBisBetrag Dezimalzahl 18,2 Geben Sie hier an wieviel Punkte der Kunde sammeln muss bis er den Betrag der im Feld “BetragAusPunkte” gutgeschrieben bekommt. Der Kunde erhält für jeden angefangenen Euro 1 Punkt.
9 BetragAusPunkte Dezimalzahl 18,2 Geben Sie hier an welchen Betrag der Kunden gutgeschrieben bekommt, wenn er die Punktezahl des im Feld “PunkteBisBetrag” hinterlegten Wert erreicht hat. Der Kunde erhält für jeden angefangenen Euro 1 Punkt.
11 Key Zahl 50 Geben Sie bitte eine eindeutige Zahl für die Wertkarte an. Dieses ist auch gleichzeitig die Wertkartennummer mit der die Wertkarten gefunden werden kann. Dieser Wert muss eindeutig sein, und darf nur aus Zahlen bestehen!

Wie Sie am besten die Wertkartendaten vor dem Import bearbeiten, erfahren Sie in der Anleitung “Exportierte Daten bearbeiten”

Importieren von Artikel-Sets

In Virtual-Cash-Point haben Sie die Möglichkeit Schnellartikel in Form von Artikel-Sets in die Kasse zu Importieren, und können dann in der Artikelsuche unter Artikel-Sets diese auswählen. Sie können so einzelne Artikel, oder auch Artikel-Kombinationen, die Sie oft verwenden sehr schnell dem Kassiervorgang hinzufügen. Sie finden diese Import-Funktion unter folgenden Menüs: Administration -> System -> Daten -> Daten Importieren -> Artikel-Sets importieren. Nachdem Sie diesen Menüpunkt ausgewählt haben, öffnet sich ein Optionen-Dialog, in dem Ihnen die Funktionen “Leere Artikel-Sets-Liste exportieren”, “Komplette Artikel-Sets-Liste exportieren”, “Artikel-Sets-Liste importieren” und “komplette Artikel-Sets-Liste bearbeiten” angeboten werden. Je nachdem, was Sie für eine Funktion ausführen möchten, bestätigen Sie mit einem Klick den Optioneneintrag.

“Leere Artikel-Sets-Liste exportieren” Wenn Sie die Option “Leere Artikel-Sets-Liste exportieren” wählen, erstellt die Kasse eine Text-Datei im CSV-Format (Datenfelder sind mit einem Semikolon (“;”) getrennt), in dem keine Artikel-Sets-Daten vorhanden sind. Diese Datei wird entweder sofort geöffnet oder Sie werden zum Speichern der Datei aufgefordert. Diese Datei soll Ihnen dazu dienen, dass Sie eine Format-Vorlage haben, in der Sie Ihre Artikel-Sets-Daten eingeben können und die Sie nach der Bearbeitung wieder importieren können.

“Komplette Artikel-Sets-Liste exportieren” Wenn Sie die Option “Komplette Artikel-Sets-Liste exportieren” wählen, erstellt die Kasse eine Text-Datei im CSV-Format (Datenfelder sind mit einem Semikolon (“;”) getrennt), in der sich Ihre gesamten Artikel-Sets-Daten befinden. Diese Datei wird entweder sofort geöffnet oder Sie werden zum Speichern der Datei aufgefordert. Mit dieser Datei können Sie Ihre komplette Artikel-Sets-Liste bearbeiten und zu einem späteren Zeitpunkt wieder in das Kassensystem importieren.

“Artikel-Sets-Liste importieren” Mit der Option “Artikel-Sets-Liste importieren” können Sie die bearbeitete Artikel-Sets-Liste wieder in die Kasse importieren. Bitte achten Sie darauf, dass Sie das Format einhalten, damit der Import der Daten durchgeführt werden kann. Sollte die Datei fehlerhaft sein, bekommen Sie eine entsprechende Meldung und der Import wird nicht ausgeführt. Ist die Datei fehlerfrei, zeigt Ihnen die Kasse Ihre zu importierenden Daten in einer Tabelle an. Sie können Ihre Daten auch hier noch weiterbearbeiten, in dem Sie auf die entsprechende Zelle der Tabelle klicken und den Inhalt editieren. Nach Beendigung der Bearbeitung können Sie entweder die gesamte Artikel-Sets-Liste mit der bestehenden Artikel-Sets-Liste ersetzen (klicken Sie hierfür auf den Button “Daten ersetzen”) oder die Artikel-Sets-Liste der bestehenden Artikel-Sets-Liste hinzufügen (klicken Sie hierfür auf den Button “Daten hinzufügen”).

Was passiert bei “Daten ersetzen”? Wenn Sie sich für den Import mit “Daten ersetzen” entscheiden, wird die vorhandene Artikel-Sets-Liste im System durch Ihre neu bearbeitete Artikel-Sets-Liste komplett ersetzt. Nach erfolgreichem Import finden Sie dann nur noch die Artikel-Sets in der Kasse die in dieser Artikel-Sets-Liste waren.

Was passiert bei “Daten hinzufügen”? Wenn Sie sich für den Import mit “Daten hinzufügen” entscheiden, wird Ihre neu bearbeitete Artikel-Sets-Liste der bestehenden Artikel-Sets-Liste hinzugefügt bzw. aktualisiert. Ob Artikel-Sets hinzugefügt oder aktualisiert werden, hängt vom Inhalt in der Spalte “Key” ab. Die Artikel-Sets deren Key sowohl in der Artikel-Sets-Liste als auch in den von Ihnen bearbeitete Liste identisch sind werden aktualisiert. Alle anderen Artikel-Sets werden der Artikel-Sets-Liste im System hinzugefügt. Diese Funktion ist sinnvoll, um einzelne Artikel-Sets abzuändern oder neu anzulegen ohne die gesamte Artikel-Sets-Liste zu überarbeiten und importieren zu müssen.

“Komplette Artikel-Sets-Liste bearbeiten” Wenn Sie die Option “Komplette Artikel-Sets-Liste bearbeiten” wählen, zeigt Ihnen die Kasse alle Artikel-Sets in Tabellen-Form an. Sie können dort Positionen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Nach Bearbeitung der Liste können Sie die Daten hinzufügen oder ersetzen.

Datensatzbeschreibung

Nr Feld Typ Maximale Länge Beschreibung
1 Bezeichnung Text 100 Geben Sie hier einen aussagekräftigen Namen für das Artikel-Sets ein der dann Als Button in der Artikelsuche aufgelistet wird.
2 Gruppierung Text 50 Geben Sie hier eine eindeutige Bezeichnung für das Artikel-Sets ein um diesen bei mehreren Artikelpositionen zu gruppieren.
3 Artikelnummer Text 255 Geben Sie eine bestehende Artikelnummer ein, die zu dem Artikel-Set zugewiesen werden soll.
4 ArtikelBarcode Text 255 Optional. Geben Sie hier den Barcode des Artikels an.
5 PreisGeaendert Dezimalzahl 18,2 Optional. Wenn Sie den Artikel aus dem Set mit einem anderen VK-Preis verkaufen wollen, können Sie hier den geänderten Preis eintragen.
6 Menge Dezimalzahl 18,2 Geben Sie hier die Anzahl des Artikels an der bei Auswahl des Artikel-Sets in den Kassiervorgang übernommen werden soll.
7 Key Text 50 Identifiziert das Artikel-Set eindeutig. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird beim Import automatisch ein neuer Key für ein Artikel-Set erzeugt und in der Datenbank wird das Artikel-Set neu angelegt.

Wie Sie am besten die Artikel-Sets-Daten vor dem Import bearbeiten, erfahren Sie in der Anleitung “Exportierte Daten bearbeiten”

Importieren von Partydaten

In Virtual-Cash-Point haben Sie die Möglichkeit Verkaufsevents in Form von Party-Daten in die Kasse zu Importieren, und können dann im Kassiervorgang die Bon einer Party zuweisen. Sie können so zu einem späteren Zeitpunkt Verkaufsevents auswerten! Sie finden diese Import-Funktion unter folgenden Menüs: Administration -> System -> Daten -> Daten Importieren -> Party importieren. Nachdem Sie diesen Menüpunkt ausgewählt haben, öffnet sich ein Optionen-Dialog, in dem Ihnen die Funktionen “Leere Partyliste exportieren”, “Komplette Partyliste exportieren”, “Partyliste importieren” und “komplette Partyliste bearbeiten” angeboten werden. Je nachdem, was Sie für eine Funktion ausführen möchten, bestätigen Sie mit einem Klick den Optioneneintrag.

“Leere Partyliste exportieren” Wenn Sie die Option “Leere Partyliste exportieren” wählen, erstellt die Kasse eine Text-Datei im CSV-Format (Datenfelder sind mit einem Semikolon (“;”) getrennt), in dem keine Partydaten vorhanden sind. Diese Datei wird entweder sofort geöffnet oder Sie werden zum Speichern der Datei aufgefordert. Diese Datei soll Ihnen dazu dienen, dass Sie eine Format-Vorlage haben, in der Sie Ihre Partydaten eingeben können und die Sie nach der Bearbeitung wieder importieren können.

“Komplette Partyliste exportieren” Wenn Sie die Option “Komplette Partyliste exportieren” wählen, erstellt die Kasse eine Text-Datei im CSV-Format (Datenfelder sind mit einem Semikolon (“;”) getrennt), in der sich Ihre gesamten Partydaten befinden. Diese Datei wird entweder sofort geöffnet oder Sie werden zum Speichern der Datei aufgefordert. Mit dieser Datei können Sie Ihre komplette Partyliste bearbeiten und zu einem späteren Zeitpunkt wieder in das Kassensystem importieren.

“Partyliste importieren” Mit der Option “Partyliste importieren” können Sie die bearbeitete Partyliste wieder in die Kasse importieren. Bitte achten Sie darauf, dass Sie das Format einhalten, damit der Import der Daten durchgeführt werden kann. Sollte die Datei fehlerhaft sein, bekommen Sie eine entsprechende Meldung und der Import wird nicht ausgeführt. Ist die Datei fehlerfrei, zeigt Ihnen die Kasse Ihre zu importierenden Daten in einer Tabelle an. Sie können Ihre Daten auch hier noch weiterbearbeiten, in dem Sie auf die entsprechende Zelle der Tabelle klicken und den Inhalt editieren. Nach Beendigung der Bearbeitung können Sie entweder die gesamte Partyliste mit der bestehenden Partyliste ersetzen (klicken Sie hierfür auf den Button “Daten ersetzen”) oder die Partylist der bestehenden Partyliste hinzufügen (klicken Sie hierfür auf den Button “Daten hinzufügen”).

Was passiert bei “Daten ersetzen”? Wenn Sie sich für den Import mit “Daten ersetzen” entscheiden, wird die vorhandene Partyliste im System durch Ihre neu bearbeitete Partyliste komplett ersetzt. Nach erfolgreichem Import finden Sie dann nur noch die Party in der Kasse die in dieser Partyliste waren.

Was passiert bei “Daten hinzufügen”? Wenn Sie sich für den Import mit “Daten hinzufügen” entscheiden, wird Ihre neu bearbeitete Partyliste der bestehenden Partyliste hinzugefügt bzw. aktualisiert. Ob Party hinzugefügt oder aktualisiert werden, hängt vom Inhalt in der Spalte “Key” ab. Die Party deren Key sowohl in der Partyliste als auch in den von Ihnen bearbeitete Liste identisch sind werden aktualisiert. Alle anderen Party werden der Partyliste im System hinzugefügt. Diese Funktion ist sinnvoll, um einzelne Party abzuändern oder neu anzulegen ohne die gesamte Partyliste zu überarbeiten und importieren zu müssen.

“Komplette Partyliste bearbeiten” Wenn Sie die Option “Komplette Partyliste bearbeiten” wählen, zeigt Ihnen die Kasse alle Party in Tabellen-Form an. Sie können dort Positionen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Nach Bearbeitung der Liste können Sie die Daten hinzufügen oder ersetzen.

Datensatzbeschreibung

Nr Feld Typ Maximale Länge Beschreibung
1 Name Text 50 Geben Sie hier einen aussagekräftigen Namen für die Party ein.
2 Prefix Text 50 Geben Sie hier eine eindeutige Bezeichnung für die Party ein.
3 ToolTipText Text 255 Optional. Hier können Sie einen Erklärungstext für die Party eingeben.
4 Beschreibung Text 255 Optional. Geben Sie hier einen Text ein der die Party umschreibt.
5 GültigVon Datum-Uhrzeit TT.MM.JJJJ HH:MM:SS Optional. Geben Sie hier das Datum an, an dem die Party angezeigt werden soll. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, ist die GültigkeitVon-Prüfung abgeschaltet.
6 GültigBis Datum-Uhrzeit TT.MM.JJJJ HH:MM:SS Optional. Geben Sie hier das Datum an, bis wann die Party angezeigt werden soll. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, ist die GültigkeitBis-Prüfung abgeschaltet.
7 Birl-URL Text 255 Option. Hier können sie eine URL für ein Bild eintragen. Bitte achten Sie darauf das es sich um eine Bildadresse handelt die im Internet erreichbar ist. lassen Sie das Feld leer, wird das Standard-Bild angezeigt.
8 Key Text 50 Identifiziert die Party eindeutig. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird beim Import automatisch ein neuer Key für die Party erzeugt und in der Datenbank wird die Party neu angelegt.

Wie Sie am besten die Partydaten vor dem Import bearbeiten, erfahren Sie in der Anleitung “Exportierte Daten bearbeiten”

Importieren von Interviewdaten

In Virtual-Cash-Point haben Sie die Möglichkeit Interviews einzurichten. Sie können so beim Start der Zahlung im Kassiervorgang einige Fragen an den Kunden stellen, wie z.B. wie seine Postleitzahl ist, oder wie im was gefallen hat. Sie finden diese Import-Funktion unter folgenden Menüs: Administration -> System -> Daten -> Daten Importieren -> Interview importieren. Nachdem Sie diesen Menüpunkt ausgewählt haben, öffnet sich ein Optionen-Dialog, in dem Ihnen die Funktionen “Leere Interviewliste exportieren”, “Komplette Interviewliste exportieren”, “Interviewliste importieren” und “komplette Interviewliste bearbeiten” angeboten werden. Je nachdem, was Sie für eine Funktion ausführen möchten, bestätigen Sie mit einem Klick den Optioneneintrag.

“Leere Interviewliste exportieren” Wenn Sie die Option “Leere Interviewliste exportieren” wählen, erstellt die Kasse eine Text-Datei im CSV-Format (Datenfelder sind mit einem Semikolon (“;”) getrennt), in dem keine Interviewdaten vorhanden sind. Diese Datei wird entweder sofort geöffnet oder Sie werden zum Speichern der Datei aufgefordert. Diese Datei soll Ihnen dazu dienen, dass Sie eine Format-Vorlage haben, in der Sie Ihre Interviewdaten eingeben können und die Sie nach der Bearbeitung wieder importieren können.

“Komplette Interviewliste exportieren” Wenn Sie die Option “Komplette Interviewliste exportieren” wählen, erstellt die Kasse eine Text-Datei im CSV-Format (Datenfelder sind mit einem Semikolon (“;”) getrennt), in der sich Ihre gesamten Interviewdaten befinden. Diese Datei wird entweder sofort geöffnet oder Sie werden zum Speichern der Datei aufgefordert. Mit dieser Datei können Sie Ihre komplette Interviewliste bearbeiten und zu einem späteren Zeitpunkt wieder in das Kassensystem importieren.

“Interviewliste importieren” Mit der Option “Interviewliste importieren” können Sie die bearbeitete Interviewliste wieder in die Kasse importieren. Bitte achten Sie darauf, dass Sie das Format einhalten, damit der Import der Daten durchgeführt werden kann. Sollte die Datei fehlerhaft sein, bekommen Sie eine entsprechende Meldung und der Import wird nicht ausgeführt. Ist die Datei fehlerfrei, zeigt Ihnen die Kasse Ihre zu importierenden Daten in einer Tabelle an. Sie können Ihre Daten auch hier noch weiterbearbeiten, in dem Sie auf die entsprechende Zelle der Tabelle klicken und den Inhalt editieren. Nach Beendigung der Bearbeitung können Sie entweder die gesamte Interviewliste mit der bestehenden Interviewliste ersetzen (klicken Sie hierfür auf den Button “Daten ersetzen”) oder die Interviewlist der bestehenden Interviewliste hinzufügen (klicken Sie hierfür auf den Button “Daten hinzufügen”).

Was passiert bei “Daten ersetzen”? Wenn Sie sich für den Import mit “Daten ersetzen” entscheiden, wird die vorhandene Interviewliste im System durch Ihre neu bearbeitete Interviewliste komplett ersetzt. Nach erfolgreichem Import finden Sie dann nur noch die Interview in der Kasse die in dieser Interviewliste waren.

Was passiert bei “Daten hinzufügen”? Wenn Sie sich für den Import mit “Daten hinzufügen” entscheiden, wird Ihre neu bearbeitete Interviewliste der bestehenden Interviewliste hinzugefügt bzw. aktualisiert. Ob Interview hinzugefügt oder aktualisiert werden, hängt vom Inhalt in der Spalte “Key” ab. Die Interview deren Key sowohl in der Interviewliste als auch in den von Ihnen bearbeitete Liste identisch sind werden aktualisiert. Alle anderen Interview werden der Interviewliste im System hinzugefügt. Diese Funktion ist sinnvoll, um einzelne Interview abzuändern oder neu anzulegen ohne die gesamte Interviewliste zu überarbeiten und importieren zu müssen.

“Komplette Interviewliste bearbeiten” Wenn Sie die Option “Komplette Interviewliste bearbeiten” wählen, zeigt Ihnen die Kasse alle Interview in Tabellen-Form an. Sie können dort Positionen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Nach Bearbeitung der Liste können Sie die Daten hinzufügen oder ersetzen.

Datensatzbeschreibung

Nr Feld Typ Maximale Länge Beschreibung
1 Kampagne Text 50 Geben Sie hier einen aussagekräftigen Namen für das Interview ein. Wenn Sie in einem Interview mehrere Fragen haben möchten, muss sich die Kampagnen-Einträge bei allen Interview-Positionen wiederholen!
2 GültigVon Datum-Uhrzeit TT.MM.JJJJ HH:MM:SS Optional. Geben Sie hier das Datum an, an dem die Interview angezeigt werden soll. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, ist die GültigkeitVon-Prüfung abgeschaltet.
3 GültigBis Datum-Uhrzeit TT.MM.JJJJ HH:MM:SS Optional. Geben Sie hier das Datum an, bis wann die Interview angezeigt werden soll. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, ist die GültigkeitBis-Prüfung abgeschaltet.
4 Reihenfolge Zahl 18,0 Geben Sie hier die Reihenfolge in Form einer Zahl an, in der die Fragen im Interview stattfinden sollen.
5 Title Text 100 Geben Sie hier die Überschrift für die Frage im Interview an.
6 Caption Text 512 Geben Sie hier die Formulierung der Frage an, die der Kassierer dem Kunden stellen soll.
7 Info Text 1024 Optional. Hier können Sie einen Info-Text für den Kassierer hinterlegen.
8 Input Text 1024 Geben Sie hier die Eingabe-Möglichkeiten an die der Kassierer hat um die Antwort in die Kasse einzutragen. Folgende Standard sind vorhanden: Tastatus = keyboard, Nummer-Eingabe = NumBlock. Jede andere Antwort können sie in Form von Caption=Value angeben. Beispielt für Benotung: Sehr gut=1|Gut=2|Befriedigend=3|Ausreichend=4|Mangelhaft=5|Ungenügent=6
7 Key Text 50 Identifiziert das Interview eindeutig. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird beim Import automatisch ein neuer Key für das Interview erzeugt und in der Datenbank wird das Interview neu angelegt.

Wie Sie am besten die Interviewdaten vor dem Import bearbeiten, erfahren Sie in der Anleitung “Exportierte Daten bearbeiten”

Exportierte Daten bearbeiten

Das Importieren der Daten ist nur fehlerfrei möglich, wenn diese im Unicode-Format (UTF-8) vorliegen. Sollten Sie eine Datei importieren wollen, die nicht diesem Format entspricht, werden Sie Probleme mit den Umlauten und Sonderzeichen bekommen. Der Export Ihrer Daten erfolgt immer im Text-Format und dieses Text-Format ist bereits im UTF-8 Format. Wenn Sie diese Daten nun bearbeiten und anschließend speichern, müssen Sie beim Speichern darauf achten, dass die Datei wieder im UTF-8 Format vorliegt. Wenn Sie Datei in Excel bearbeiten möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

Beschreibung für den Import in Microsoft Excel:

    1. 1. Starten Sie das Programm Excel
      2. Wählen Sie jetzt den Menüpunkt “öffnen” und ändern Sie den Dateityp auf “Textdatei” und wählen Sie dann Ihren exportieren Daten-Datei aus. Es öffnet sich der Textkonvertierungs-Assistent.
      3. Wählen Sie die Option “Getrennt” aus und als Dateiursprung muss der Typ “65001 : Unicode (UTF-8)” gewählt werden. Klicken Sie anschließend auf den Button “weiter”.
      4. Wählen Sie nun als Trennzeichen das Semikolon aus (alle anderen Trennzeichen bitte deaktivieren). Nun sollte sich die Vorschau der Daten schon in eine Spalten-Darstellung ändern. Bestätigen Sie anschließend mit dem Button “weiter”.
      5. Nun können Sie jeder Spalte ein bestimmtes Daten-Format zuweisen. Für die Spalten Artikelnummer und Barcode sollten Sie das Datenformat Text auswählen, da sonst die Werte als Zahl erkannt werden könnten und führende Nullen somit entfernt werden würden. Bestätigen Sie anschließend mit dem Button “Fertig stellen”.
      6. Die Daten müssten nun in Excel angezeigt werden. Bitte prüfen Sie diese Daten sorgfältig, so dass Sie sicher stellen können, das Excel die Daten nicht verändert hat. Ist die Darstellung fehlerhaft, müssen Sie den Import der Daten wiederholen!

Beschreibung für den Export aus Microsoft Excel:

    1. 1. Wählen Sie bitte den Menüpunkt “Speichern unter”. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Speicherort angeben können.
      2. Wählen Sie in diesem Dialog als Dateityp “CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)” aus und speichern Sie die Datei an einem Ort, wo sie diese schnell wieder finden können. Schließen Sie anschließend das Programm Excel!
      3. Da Excel die Datei nun nicht im Unicode (UTF-8) Format abgespeichert hat, muss diese nochmals mit dem Programm Editor (Notepad.exe) (Standard-Programm im Windows) geöffnet und neu abgespeichert werden. Öffnen Sie hierfür das Programm Editor (Notepad.exe). Sie finden das Program im Windows unter Programme ->Zubehör -> Editor
      4. Wählen Sie nun im Editor den Menüpunkt “öffnen” und ändern Sie den Dateityp in “Alle Dateien (*.*)”. Wählen Sie nun die zuvor exportierten CSV-Datei aus. Diese wird nun im Editor angezeigt.
      5. Wählen Sie nun im Editor den Menüpunkt “Speichern unter” und wählen Sie bei der Codierung das Format “UTF-8″. Speichern Sie anschließend die Datei.
      6. Schließen Sie anschließend den Editor. Sie können diese Datei jetzt in die Kasse importieren und alle Sonderzeichen bleiben erhalten.

Kassen-Übertrag erstellen

Der Kassen-Übertrag (die Bezeichnung stammt daher, dass der Barbestand des letzten Tagesabschlusses in das neue TagesJournal als Anfangs-Barbestand übernommen wird) ist immer der erste Schritt um die Kasse an jedem Tag zu eröffnen. Bevor der Kassen-Übertrag nicht gemacht worden ist, ist kein Kassiervorgang möglich. Wenn Sie die Kasse neu starten oder einen Kassiervorgang starten und es wurde noch kein Kassen-Übertrag gemacht, werden Sie gefragt, ob Sie den Kassen-Übertrag erstellen wollen. Danach schlägt Ihnen die Kasse als Kassen-Übertrag den Barbestand des letzten Tagesabschlusses vor. Sie können diesen Betrag mit dem Button “Ja” übernehmen oder mit dem Button “Nein” einen anderen Barbestand eingeben. Bevor Sie einen neuen Barbestand als Kassen-Übertrag eingeben, müssen Sie den Barbestand in der Kasse zählen! Nach erfolgreicher Bestätigung wird Ihnen der Kassen-Übertrag im Bon-Format angezeigt. Danach steht Ihnen die Kasse für Kassiervorgänge zur Verfügung.

Tagesabschluss buchen

Der Tagesabschluss sollte immer am Ende das Tages durchgeführt werden. Sie können den Tagesabschluss auch an einem anderen Tag erstellen, die Kasse kann aber so lange nicht eröffnet werden, bis der Tagesabschluss durchgeführt wurde.

Um den Tagesabschluss zu erstellen, müssen Sie folgenden Menüpunkt wählen: Administration -> Tagesabschluss. Sie werden nun aufgefordert, sich mit Ihrem Kassierer-Kürzel anzumelden. Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich ein Dialog mit einer Monatsübersicht, in dem Sie alle Tagesabschlüsse der bebuchten Tage sehen. Für die Tage, an dem die Kasse eröffnet worden ist und mit einem Tagesabschluss wieder geschlossen wurde, ist ein lila Eintrag und dem Tagesumsatz zu sehen. Für den Tag an dem die Kasse eröffnet wurde und kein Tagesabschluss gebucht ist, wird ein grüner Eintrag mit der Bezeichnung “erstellen” angezeigt. Sollten Sie diesen Eintrag nicht auf dem aktuellen Monat sehen, können Sie mit Pfeilen in die nächsten oder vorhergehenden Monate springen. Bestätigen Sie dann den grünen Eintrag mit der Bezeichnung “erstellen”. Ein Dialog öffnet sich, in welchem Sie nun den Tagesabschluss buchen können. Öffnen Sie hierfür die Kassenschublade und zählen Sie den Barbestand der Kasse. Nachdem Sie den Barbestand ermittelt haben, klicken Sie bitte auf den Button “Ist-Barbetrag eingeben” und geben Sie in den Dialog den gezählten Betrag ein. Es wird Ihnen nun der Soll-Bar-Betrag und der Ist-Bar-Betrag und eine eventuell vorhandene Differenz angezeigt. Um mit dem Tagesabschluss fortzufahren, klicken Sie bitten auf den Button “Bargeld Abschöpfen”. Wenn Sie nun Bargeld aus der Kasse nehmen wollen, um dieses z.B. bei Ihrer Bank einzuzahlen oder in einen Safe-Bag zu legen, dann geben Sie nun den Betrag ein, den Sie entnehmen möchten. Die Kasse verbucht diesen Betrag automatisch als Bar-Entnahme. Wenn Sie kein Bargeld entnehmen möchten, dann geben Sie bitte den Betrag 0 ein und bestätigen anschließen mit dem Button “Enter”. Sie erhalten nun nochmals eine Übersicht über den Tagesabschluss. Wenn Sie nun mit dem Button “Tagesabschluss buchen” bestätigen, wird der Tagesabschluss erstellt und als Bon zum Ausdrucken dargestellt. Nach dem Tagesabschluss sind für den Tag keine weiteren Kassiervorgänge mehr auf der Kasse möglich!

Kassiervorgang starten

Um einen Kassiervorgang zu starten, klicken Sie im Hauptmenü auf den Button “Kasse starten”. Der Kassiervorgang startet und Sie werden aufgefordert, sich mit Ihrem Kassierer-Kürzel anzumelden. Bitte geben Sie nun dieses Kürzel ein und bestätigen Sie mit dem Button “Enter”. Nach erfolgreicher Anmeldung ist die Kasse nun bereit zum kassieren.

Artikel zum Kassiervorgang hinzufügen

Es stehen Ihnen verschiedene Methoden wie Sie Artikel in einen Kassiervorgang hinzufügen können zur Verfügung. Dieses ist abhängig davon, ob Ihnen die Artikelnummer bekannt ist und Sie diesen per Eingabe der Artikelnummer hinzufügen möchten oder ob Sie den Artikel zuerst in Ihrer Artikelliste suchen müssen.

Artikel anhand der Artikelnummer hinzufügen: Um ein Artikel in den Kassiervorgang aufzunehmen müssen Sie die Artikelnummer oder den Barcode des Artikels eingeben. Wenn Sie hierfür einen Handscanner haben und Ihre Artikel mit Barcode-Etiketten ausgestattet sind, reicht es, den Artikel mit dem Handscanner zu scannen. Wenn sie entweder keine Handscanner besitzen und/oder der Artikel nicht entsprechend gekennzeichnet ist, müssen Sie die Artikelnummer manuell eingeben. Bestätigen Sie nach der Eingabe mit dem Button “Enter”. Wenn der Artikel eindeutig gefunden wird, dann wird dieser automatisch als neuer Artikelposition in den Kassiervorgang aufgenommen. Wird der Artikel nicht gefunden, bekommen Sie eine Meldung/Signal, dass es die von Ihnen eingegebene Artikelnummer nicht gibt. Werden gleich mehrere Artikel mit der Nummer gefunden (da Sie z.B. nur einen Teil der Nummer eingegeben haben), werden die Treffer in einem Dialog in Tabellen-Format angezeigt. Mit Klick auf eine dieser Artikelpositionen wird der Artikel in den Kassiervorgang übernommen.

Artikel über die Suche hinzufügen: Wenn Ihnen keine Artikelnummer vorliegt oder Sie den Artikel mit dieser Nummer nicht finden, können Sie Ihre Artikelliste entweder nach den Artikel-Kategorien durchsuchen und es steht Ihnen auch eine Freitextsuche zur Verfügung.

Artikelsuche nach Artikel-Kategorien: Bitte wählen Sie im Kassiervorgang den Menüeintrag “Artikel suchen”. Es öffnet sich ein Dialog mit den Optionen “Artikel-Sets”, “Artikelgruppen” und “Freitext Suche”. Bitte wählen Sie hier den Button “Artikelgruppen”. Es werden Ihnen nun alle Artikelgruppen der Kategorie 1 angezeigt. Wählen Sie nun Ihre gewünschte Kategorie aus. Es werden Ihnen nun alle Unter-Kategorien dieser Kategorie angezeigt. Wenn Sie die Artikel der von Ihnen gewählten Kategorie sehen möchten, klicken Sie bitte auf den Button “Zeige alle Artikel aus aktuellen Artikelgruppe”. Sie erhalten nun eine Auflistung aller Artikel in Tabellen-Form. Mit einem Klick auf den gewünschten Artikel wird dieser in den Kassiervorgang übernommen.

Artikelsuche nach Freitext Suche: Bitte wählen Sie im Kassiervorgang den Menüeintrag “Artikel suchen”. Es öffnet sich ein Dialog mit den Optionen “Artikel-Sets”, “Artikelgruppen” und “Freitext Suche”. Bitte wählen Sie hier den Button “Freitext Suche”. Bitte geben Sie nun die gesuchte Artikelbezeichnung ein und bestätigen Sie anschließen mit dem Button “Enter”. Sie erhalten nun eine Auflistung aller gefundenen Artikel in Tabellen-Form. Mit einem Klick auf den gewünschten Artikel wird dieser in den Kassiervorgang übernommen.

Wenn der Artikel in den Kassiervorgang aufgenommen wird, werden automatisch immer der aktuelle VK-Preis und die Menge 1 übernommen. Sie können anschließend den Preis und die Menge ändern, bzw. den Artikel wieder aus dem Kassiervorgang entfernen.

Artikelauskunft

Nur in der Online-Version verfügbar!

In der Artikelauskunft haben Sie die Möglichkeit auf die gesamte Artikeldatenbank Ihres Mandanten zuzugreifen. Sollten Sie über mehrere Kassen und/oder Filialen verfügen, sehen Sie hier alle Artikel. Ebenfalls können Sie die aktuellen Bestände in den Filialen sehen was Ihre verkaufschangen erhöht. Ebenfalls sehen Sie alle Verkäufe, und können sich diesen Bon aufrufen, auch wenn er von einer anderen Filiale stamm. Sie haben somit z.B. die Möglichkeit bei einer Retourenanfrage den Verkaufs-Bon für den Kunden zu finden, und sehen so den genauen Preis, Rabatt usw. In der Artikelauskunft haben Sie auch die Möglichkeit die Seriennummern eines Artikel aufzurufen und den verkauf/Retoure hierüber einzuleiten.

Artikel im Kassiervorgang markieren

Bevor Sie eine Änderung an einer Artikelposition im Kassiervorgang vornehmen können, müssen Sie die entsprechende Position markieren. Sie können entweder die gewünschte Artikelposition mit einem einfachen Klick auf die Artikelposition markieren oder mit den Pfeiltasten durch die Artikelliste navigieren. Welche Artikelposition markiert ist sehen Sie an einem orangen Rahmen um die Artikelzeile. Wenn Sie nun Änderungen an Preis, Menge, Artikel-Rabatte oder Retouren machen, dann betrifft das immer nur die markierte Position!

Menge des Artikel ändern

Um die Menge der Artikel im Kassiervorgang zu ändern, müssen Sie als erstes den gewünschten Artikel im Kassiervorgang auswählen (“Artikel im Kassiervorgang markieren”). Bitte klicken Sie anschließend auf den Button “Menge”. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie aufgefordert werden, die neue Menge einzugeben. Geben Sie hier die neue Menge ein und bestätigen Sie anschließend mit dem Button “Enter”. Der Dialog schließt sich und die Menge der Artikelposition wurde entsprechend angepasst.

Preis des Artikel ändern

Um den Preis des Artikel im Kassiervorgang zu ändern, müssen Sie als erstes den gewünschten Artikel im Kassiervorgang auswählen (“Artikel im Kassiervorgang markieren”). Bitte klicken Sie anschließend auf den Button “Preis”. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie aufgefordert werden, den neue Preis einzugeben. Geben Sie hier den neuen Preis ein und bestätigen Sie anschließend mit den Button “Enter”. Der Dialog schließt sich und der Preis der Artikelposition wurde entsprechend angepasst. Die Anzeige der Artikelposition ändert sich nun, so dass Sie den ursprünglichen VKPreis und den von Ihnen geänderten Preis sehen. Um den ursprünglichen VKPreis wieder herzustellen, können Sie den Dialog “Preis” wieder öffnen und ohne Eingabe eines Betrags mit dem Button “Enter” bestätigen. Jetzt ist wieder der ursprüngliche VKPreis hergestellt.

Artikels als Retoure buchen

Um einen Artikel als Retoure zu buchen, müssen Sie zuerst den Artikel dem Kassiervorgang hinzufügen (“Artikel zum Kassiervorgang hinzufügen”). Danach sollten Sie die entsprechende Artikelposition markieren (“Artikel im Kassiervorgang markieren”). Klicken Sie anschließend auf den Button “Retoure”. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie aufgefordert werden, den Zustand des retournierten Artikels anzugeben. Wählen Sie nun, ob der Artikel Defekt ist oder die Ware OK für den weiteren Verkauf. Nach Bestätigung dieses Dialogs schließt sich dieser und die Anzeige der Artikelposition ändert sich nun so, dass der Artikel mit roter Schrift gekennzeichnet ist und die Menge ins negativ umgekehrt wird. Um den Artikel wieder als normale Artikelposition zurück zuändern, klicken Sie einfach erneut auf den Button “Retoure”.

Artikels aus dem Kassiervorgang entfernen

Um einen Artikel aus dem Kassiervorgang zu entfernen, müssen Sie zuerst die entsprechende Artikelposition markieren (“Artikel im Kassiervorgang markieren”). Klicken Sie anschließend auf den Button “Stornieren”. Es öffnet sich ein Dialog mit den Buttons “Stornieren”, “Alle stornieren” und “Abbrechen”. Mit dem Button “Stornieren” wird nur die markierte Artikelposition aus dem Kassiervorgang entfernt. Mit dem Button “Alle stornieren” werden alle Artikeliste aus dem Kassiervorgang entfernt.

Rabatt auf einen Artikel

Um auf einen Artikel ein Rabatt zu gewähren, müssen Sie zuerst die entsprechende Artikelposition markieren (“Artikel im Kassiervorgang markieren”). Klicken Sie anschließend auf den Button “Artikel-Rabatt”. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Ihnen die verschiedenen Rabatte als Buttons angezeigt werden (Sollten hier keine Rabatte in Form von Buttons angezeigt werden, müssen Sie prüfen, ob Sie im Kassensystem Rabatte hinterlegt haben). Wählen Sie nun Ihren gewünschten Rabatt aus. Je nachdem um welchen Rabatt es sich handelt (Erklärung der Rabatte finden Sie in der Anleitung “Importieren von Rabattdaten”), wird der Rabatt-Wert (Betrag oder Prozent) durch Ihre Eingabe übernommen. Der Button des gegebenen Rabatts ändert sich nun in die Farbe Grün. Somit können Sie schnell erkennen, welche Rabatte Sie auf den Artikel gegeben haben. Wenn Sie den Rabatt wieder entfernen wollen, klicken Sie einfach erneut auf den Button des entsprechenden Rabatts. Sie werden dann nochmals aufgefordert das Entfernen zu bestätigen.

Bitte achten Sie darauf das der Rabatt auf den Artikelpreis gegeben wird. Bei einem Rabatt mit Betrag (nicht Prozent) hat das Auswirkungen wenn Sie die Menge der Artikelposition ändern. Wenn Sie z.B. 10 Euro auf einen Artikel als Rabatt geben und dann die Menge auf 3 erhöhen, dann haben Sie insgesamt 30 Euro Rabatt auf diese Artikelposition gegeben. Bei Rabatten mit Prozent hat die Änderung der Menge entsprechend keine Auswirkungen.

Rabatt auf den Kassiervorgang (Bon)

Wenn Sie einen Rabatt auf den gesamten Kassiervorgang geben wollen, klicken Sie bitte auf den Button “Bon-Rabatt”. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Ihnen die verschiedenen Rabatte als Buttons angezeigt werden (Sollten hier keine Rabatte in Form von Buttons angezeigt werden, müssen Sie prüfen, ob Sie in der Kasse Rabatte hinterlegt haben). Wählen Sie nun Ihren gewünschten Rabatt aus. Je nachdem um welchen Rabatt es sich handelt (Erklärung der Rabatte finden Sie in der Anleitung “Importieren von Rabattdaten”), wird der Rabatt-Wert (Betrag oder Prozent) durch Ihre Eingabe übernommen. Der Button des gegebenen Rabatts ändert sich nun in die Farbe Grün. Somit können Sie schnell erkennen welche Rabatte Sie auf den Bon gegeben haben. Wenn Sie den Rabatt wieder entfernen wollen, klicken Sie einfach erneut auf den Button des entsprechenden Rabatts. Sie werden dann nochmals aufgefordert das Entfernen zu bestätigen.

Automatische Rabatte auf Artikel und/oder Kassiervorgang (Bon)

Sie können in Virtual-Cash-Point auch Rabatte hinterlegen die bei Erfüllung von Mengen oder Wert-Kriterien automatisch dem Kassiervorgang hinzugefügt werden. Ebenfalls ist dieses für Artikel auf Basis der Artikelnummer möglich. Im Bereich des Daten-Import können Sie die verschiedenen Rabatt eingeben. Wenn Sie einen automatischen Rabatt hinterlegen wollen, müssen Sie zu der sonst üblichen Rabatt-Eingabe ein Kriterium bei der Menge (mindestMenge) oder dem Wert (mindestwert) eingeben. In den Feldern minVal und maxVal geben Sie nun den Wert des Rabattes ein den Sie automatisch vergeben wollen. Die Werte in beiden Feldern müssen gleich sein! Im Feld isAuto geben Sie bitte den Wert True ein damit das System diesen Rabatt auch als automatischen Rabatt erkennt. Möchten Sie diesen Rabatt auf einen ganz bestimmten Artikel geben, dann geben Sie im Feld Art bitte statt header oder line die Artikelnummer ein. Achten Sie bitte darauf das Sie auch mehrere solcher Rabatte hinterlegen können, die sich dann als Stufenrabatt auswirken können. Diese Stufenrabatte sind Adjektiv!

Kassiervorgang abbrechen

Wenn Sie einen Kassiervorgang abbrechen wollen, klicken Sie einfach auf den Button “Menü” im Kassiervorgang und dann auf den Button “Kasse beenden”. Sie werden nun noch einmal gefragt, ob Sie den Kassiervorgang wirklich beenden wollen. Nach Beendigung des Kassiervorgangs ist der Vorgang gelöscht und nicht wiederherstellbar.

Kassiervorgang Parken

Wenn Sie einen Kassiervorgang unterbrechen wollen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen wollen, klicken Sie einfach auf den Button “Menü” im Kassiervorgang und dann auf den Button “Kasse Parken”. Der Kassiervorgang wird nun geschlossen und in den geparkten Bons 3 Tage lang aufbewahrt. Sie können nun z.B. mit einem neuen Kassiervorgang starten. Auch nach einem Neustart Ihren Computers stehen die geparkten Bons noch zu Ihrer Verfügung. Um einen geparkten Kassiervorgang wieder zu öffnen, klicken Sie hierfür im Hauptmenü den Button “Geparkte Kassen”. Sie erhalten nun eine Auflistung der geparkten Kassiervorgänge. Mit Klick auf den entsprechenden Kassiervorgang wird dieser wieder in die Kasse geladen und kann dort weiterbearbeitet werden.

Wenn Sie einen geparkten Kassiervorgang eines anderen Kassierers bearbeiten wollen, brauchen Sie mindestens die Berechtigung eines Superusers. Benutzer mit der Berechtigungsstufe eines normalen Kassierers können nur die eigenen Kassiervorgänge wieder weiter bearbeiten.

Einen Gutschein zum Kassiervorgang hinzufügen

Wenn Sie einen Gutschein während des Kassiervorgangs erstellen wollen, müssen Sie im Kassiervorgang den Button “Gutschein” klicken. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Ihnen alle verschiedenen Gutscheinarten angezeigt werden. Sollten an dieser Stelle keine Gutschein angezeigt werden, wurde in der Artikelliste kein Artikel mit der Artikelgruppe “Gutschein” hinterlegt. Bitte legen Sie einen entsprechenden Artikel mit der Artikelgruppe “Gutschein” an, damit dieser als Gutschein angezeigt wird. Nachdem Sie den gewünschten Gutschein ausgewählt haben, wird dieser als Artikelposition im Kassiervorgang angezeigt. Sie können nun mit dieser Position so verfahren, wie mit einem normalen Artikel. Wenn Sie den Kassiervorgang durch Kassieren beenden, wird für jede vorhandene Gutscheinposition ein eigener Gutschein-Bon erstellt. Dieser hat am Ende einen Strichcode mit Nummer, den Sie zum Einlösen des Gutschein wieder verwenden können.

Bezahlen eines Kassiervorgangs

Nachdem Sie den Kassiervorgang soweit bearbeitet haben, dass Sie alle Artikel und Einstellungen abgeschlossen haben, können Sie nun mit dem Button “Kassieren” den Bezahlprozess einleiten. Es öffnet sich der Kassier-Dialog, in dem die verschiedenen Zahlungsarten angezeigt werden. Bitte wählen Sie nun einer der folgenden Zahlungsarten aus. Bei allen Zahlungsarten (bis auf Wertkarten) müssen Sie jetzt den Zahlbetrag eingeben. Wenn der Kunde den Betrag passend zahlt, können Sie die Eingabe mit dem Button “Kompletter Betrag” beenden. Zahlt der Kunde mit der gewählten Zahlungsart weniger als den Gesamtbetrag, so wird dieser Betrag als Teilzahlung in den Kassiervorgang übernommen. Sie werden dann erneut aufgefordert eine weitere Zahlungsart auszuwählen und den Zahlbetrag einzugeben. Dieses wird so oft wiederholt, bis der gesamte zu zahlende Betrag erreicht oder überschritten ist. Nach dem Erreichen/Überschreiten des gesamten Zahlbetrags wird der Kassiervorgang beendet und es wird Ihnen angezeigt, wie viel Restgeld an den Kunden ausgezahlt werden muss. Sie haben hier nun noch die Möglichkeit, die Rückzahlungsart zu wählen. Diese sind “Bar” (Standardeinstellung), “Kreditkarte” und “EC-Karte”. Wenn Sie nun mit dem Button “Kassiervorgang beenden” bestätigen, wird der Kassiervorgang gebucht. In diesem Moment wird ebenfalls automatisch der Bon erzeugt und gedruckt, sowie die Kassenschublade geöffnet.

Besonderheit EC-Karte & Kreditkarte bei Anbindung eines Pay-Terminals: Wenn Sie ein Pay-Terminal an der Kasse angemeldet haben, wird bei der Zahlungsart EC-Karte und Kreditkarte der von Ihnen eingegebenen Zahlbetrag an das Pay-Terminal gesendet. Die Kasse wartet nun so lange, bis das Pay-Terminal eine Rückmeldung von Ihrem Zahlungsprovider erhält. War die Rückmeldung positiv, wird der Betrag zum Kassiervorgang hinzugefügt. Bei einem Fehler wird keine Zahlung hinzugefügt. Die Rückzahlung per EC-Karte oder Kreditkarte muss manuell an Ihrem Pay-Terminal erfolgen.

Besonderheit Wertkarten Wenn der Kunde mit seiner Wertkarte bezahlen möchte, müssen Sie die Zahlungsart “Wertkarte” wählen. Anders als bei den anderen Zahlungsarten müssen Sie nun die Wertkartennummer eingeben (ist diese nicht bekannt, können Sie die Wertkartennummer über die Kontaktdaten des Kunden im CRM finden!). Nachdem Sie die Wertkartennummer eingeben und mit dem Button “Enter” bestätigt haben, öffnet sich der Wertkarten-Dialog. Dort wird Ihnen der aktuelle Kontostand und das Guthaben angezeigt und Sie können den Betrag auswählen und die Zahlung mit dem Button “Entladen” in den Kassiervorgang übernehmen.

Starten des CRM-Moduls

Nur in der Online-Version verfügbar!

Sie können das CRM-Modul direkt im Kassiervorgang starten oder alternativ im Administrations-Bereich der Kassensoftware.

Im Kassiervorgang: Info -> CRM

Im Administrations-Bereich: Administration -> Reporte -> CRM

Anlegen eines Kunden im CRM-Modul

Nur in der Online-Version verfügbar!

Damit Sie einen neuen Kunden anlegen können, müssen Sie zuerst den CRM-Dialog starten (Anleitung: “Staren des CRM-Moduls”) Nachdem Sie den Dialog gestartet haben, klicken Sie auf den Button “Neuer Kunde”. Sie gelangen nun automatisch in die Kundendetails. Sie können jetzt die einzelnen Angaben im Kundenstamm und Bankdaten eintragen. Pflichtfelder sind hierbei Name und Email-Adresse, die restlichen Felder sind optional. Bevor Sie Kontaktdaten und Wertkarten bearbeiten können, müssen Sie den Kunden speichern. Dadurch bekommt der Kunde automatisch eine Kundennummer über diese der Kunde eindeutig zu identifizieren ist.

Besonderheit Collmex: Wenn Sie mit der Collmex-Schnittstelle arbeiten, wird der Kunden auch gleichzeitig im Collmex-System angelegt. Die Kundennummer ist hierbei identisch!

Suchen eines Kunden im CRM-Modul

Nur in der Online-Version verfügbar!

Damit Sie einen neuen Kunden suchen können, müssen Sie zuerst den CRM-Dialog starten (Anleitung: “Starten des CRM-Moduls”) Nachdem Sie den Dialog gestartet haben, können Sie in der Suchmaske die Kriterien Ihrer Suche eingeben. Starten Sie die Suche mit dem Button “Suchen”. Wenn die Trefferliste nur einen Kunden gefunden hat, springt diese sofort in die Kundendetails. Wenn mehrerer Kunden gefunden wurden, bekommen Sie eine Auflistung der Treffer. Sie können nun mit einem Klick auf die entsprechende Trefferliste den Kunden aufrufen. Mit dem Button “Ergebnis-Suche” können Sie Ihre Trefferliste wieder einsehen und eine weitere Auswahl treffen. Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie bitte auf den Button “Neue Suche”. Sie können nun Ihre Suchkriterien verändern und eine neue Suche starten.

Löschen eines Kunden im CRM-Modul

Nur in der Online-Version verfügbar!

Damit Sie einen neuen Kunden löschen können, müssen Sie zuerst den CRM-Dialog starten (Anleitung: “Starten des CRM-Moduls”) Danach müssen Sie den Kunden suchen und auswählen (Anleitung: “Suchen eines Kunden im CRM-Modul”). In den Kundendetails gibt es den Button “Löschen”. Beim Klick auf diesen Button werden Sie nochmal gefragt, ob Sie wirklich löschen wollen. Da Stammdaten nicht einfach gelöscht werden können, wird der Kunde als inaktiv gekennzeichnet – die Kundendaten bleiben aber erhalten.

Besonderheit Collmex: Da man in Collmex ebenfalls keine Kunden löschen kann, wird der Kunde in Collmex auch inaktiv gesetzt. Bitte achten Sie darauf, das wenn Sie einen Kunden in Collmex löschen, dieses nicht an die Kasse weitergeleitet wird. Sie müssen den Kunden dann in der Kasse zusätzlich löschen!

Kunden im CRM-Modul wieder aktivieren

Nur in der Online-Version verfügbar!

Wenn Sie einen Kunden gelöscht haben und diesen nun doch wieder aktivieren wollen, müssen Sie zuerst den CRM-Dialog starten (Anleitung: “Starten des CRM-Moduls”) Danach müssen Sie den Kunden suchen und auswählen (Anleitung: “Suchen eines Kunden im CRM-Modul”). Achten Sie bei der Suche, das Sie die Checkbox “Nur aktive Kunden” deaktivieren! In den Kundendetails gibt es die Checkbox “Kunde ist aktiv”. Aktivieren Sie diese Checkbox und speichern anschließend mit dem Button “Speichern”.

Besonderheit Collmex: Wenn Sie den Kunden wieder aktivieren, wird das auch Collmex mitgeteilt und der Kunde ist auch dann wieder in Collmex aktiv.

Kontakte eines Kunden im CRM-Modul

Nur in der Online-Version verfügbar!

Wenn ein Kunde mehrere Kontakt hat (der Kunde kann eine Firma sein mit mehreren Personen als Kontakt), können Sie dieses in Ihrem Kunden hinterlegen. Sie müssen zuerst den CRM-Dialog starten (Anleitung: “Starten des CRM-Moduls”) Danach müssen Sie den Kunden suchen und auswählen (Anleitung: “Suchen eines Kunden im CRM-Modul”). Wählen Sie dann den Menüpunkt “Kontakte” und sie bekommen eine Auflistung der bereits bestehenden Kontakte. Um einen neuen Kontakt anzulegen, klicken Sie zuerst den Button “Neuer Kontakt”, und füllen anschließend die Kontaktfelder aus. Wenn Sie einen bestehenden Kontakt bearbeiten möchten, wählen Sie diesen zuerst in der Auflistung aus und bearbeiten anschließend die Kontaktfelder. Möchten Sie einen Kontakt löschen, klicken Sie bitte den entsprechenden Button “Löschen” in dem jeweiligen Kontakt. Alle Ihre Änderungen werden erst übernommen wenn Sie mit dem Button “Speichern” Ihre Änderungen bestätigt haben.

Besonderheit Collmex: In Collmex sind Kontakte unbekannt und werden nicht an das Collmex-System übermittelt.

Wertkarte mit einem Kunden verknüpfen

Nur in der Online-Version verfügbar!

Wenn Sie mit dem Wertkartensystem in der Kassse arbeiten, sollten Sie diese Wertkarten mit einem Kunden verknüpfen. Das hat den Vorteil, dass Sie die Wertkarte dann auch über die Kundendaten ausfindig machen können, da der Kunde ja nicht immer seine Wertkartennummer zur Verfügung hat. Um eine Wertkarten mit einem Kunden zu verknüpfen, müssen Sie zuerst den CRM-Dialog starten (Anleitung: “Starten des CRM-Moduls”) Danach müssen Sie den Kunden suchen und auswählen (Anleitung: “Suchen eines Kunden im CRM-Modul”). Wählen Sie nun im Menü den Eintrag “Wertkarten”. Sie erhalten eine Auflistung der bereits verknüpften Wertkarten. Um eine Wertkarte mit dem Kunden zu verknüpfen, klicken Sie auf den Button “Wertkarte hinzufügen”. Danach öffnet sich ein Dialog in dem Sie die Wertkartennummer eingeben müssen und Ihre Eingabe mit dem Button “Hinzufügen” bestätigen. Wenn die Wertkartennummer gefunden werden konnte, öffnet sich der Dialog des Wertkarten-Kontos und die Auflistung im Kunden seiner Wertkarten wurde mit der neuen Wertkarte erweitert. Ab diesem Zeitpunkt werden alle Kassiervorgange die mit dieser Wertkartennummer verknüpft sind dem Kunden zugeordnet und können im Bereich “Verkäufe” und “Statistik” ausgewertet werden.

Kunde mit einem Kassiervorgang verknüpfen

Um einen Kunden mit dem Kassiervorgang zu verknüpfen, müssen Sie entweder im CRM-Modul nach dem Kunden suchen und diesen mit dem Kassiervorgang verknüpfen oder Sie wählen im Kassiervorgang den Button “Kundenkarte” und dann den Button “CRM” und geben dort die Kundennummer des Kunden ein. Damit ist der Kassiervorgang mit dem Kundenkontakt verknüpft und Sie können über das CRM die einzelnen Kassiervorgang mit dem Kunden einsehen und auswerten.

Verknüpfen über Kundenkarte Nur in der Online-Version verfügbar!

Die schnellste Methode den Kunden mit dem Kassiervorgang zu verknüpfen ist über den Button “Kundenkarte”. Hierfür muss Ihnen aber die Kundennummer bekannt sein! Nach Bestätigung des Button “Kundenkarte” wird eine Dialog geöffnet mit den verschieden hinterlegten Kundenkarten (Im Standard gibt es nur die eigene Kundenkarte “CRM”, wenn Sie Kooperationen mit anderen Kundenkarten-Systeme haben, richten wir dieses gerne für Sie ein. Nehmen Sie hierfür Kontakt mit uns auf.). Sie werden nun aufgefordert die Kundennummer einzugeben. Wenn die Kundennummer nicht gefunden werden kann, bekommen Sie eine entsprechende Meldung. Wenn der Kunde gefunden wurde und dieser eine oder mehrere aktive Wertkarten hat, werden Sie gefragt, ob Sie die Wertkarte ebenfalls mit dem Kassiervorgang verknüpfen wollen (somit nimmt der Kunde an Ihrem Bonussystem teil). Wird der Kunde gefunden – hat aber keine Wertkarten, dann wird keine Meldung angezeigt. Ist der Kunde mit dem Kassiervorgang verknüpft, wird der CRM-Button in der Farbe Grün angezeigt. Wenn Sie die Verknüpfung wieder entfernen wollen, müssen Sie einfach erneut auf den Button “CRM” klicken.

Verknüpfen über CRM Nur in der Online-Version verfügbar!

Wenn Sie den Kassiervorgang mit einem Kunden verknüpfen wollen, aber die Kundennummer nicht wissen, können Sie den Kunden über das CRM im Kassiervorgang finden. Klicken Sie hierfür auf das Menü “Info” und dann auf den Button “CRM”. Es öffnet sich nun der CRM-Dialog in dem Sie einen Kunden suchen, anlegen und editieren können. Wenn es ein bereits angelegter Kunde ist, müssen Sie die Suchkriterien eingeben und die Suche mit dem Button “Suchen” starten. Es werden Ihnen nun alle Treffer angezeigt. Mit einem Klick auf den entsprechenden Kunden gelangen Sie in die Kundendetails. Wenn der Kunde in Ihrem CRM nicht existiert, klicken Sie bitte auf den Button “Neuer Kunde”. Es wird nun ein neuer Kunde angelegt und sie gelangen direkt in die Kundendetails um alle nötigen Kundendaten einzugeben (bitte Speichern nicht vergessen!). Um den ausgewählten Kunden nun mit dem Kassiervorgang zu verknüpfen, müssen Sie im CRM-Dialog den Button “An Kassenvorgang zuordnen” anklicken. Wenn der Kunde eine oder mehrere aktive Wertkarten hat, werden Sie gefragt, ob Sie die Wertkarte ebenfalls mit dem Kassiervorgang verknüpfen wollen (somit nimmt der Kunde an Ihrem Bonussystem teil). Wenn der Kunde mit dem Kassiervorgang verknüpft ist, wird dieser Button in der Farbe helblau angezeigt. Bei erneutem Klick auf den Button, heben Sie die Verknüpfung wieder auf.

Besonderheit Collmex Wenn Sie mit Collmex arbeiten und einen Collmex-Kunden mit dem Kassiervorgang verknüpfen und dieser Kunde dann den Kassiervorgang mit der Zahlungsart “Rechnung” bezahlt, wird in Collmex der Kassiervorgang als offener Posten übernommen, so das die Bezahlung, Mahnung usw. über Collmex eingeleitet werden kann.

Wertkarte mit einem Kassiervorgang verknüpfen

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Um eine Wertkarte mit dem Kassiervorgang zu verknüpfen, müssen Sie entweder im CRM-Modul nach dem Kunden suchen, der mit der Wertkarte verknüpft ist und diesen mit dem Kassiervorgang verbinden. Oder Sie wählen im Kassiervorgang den Button “Kundenkarte” und dann den Button “Wertkarte” und geben dort die Wertkartennummer ein. Damit ist der Kassiervorgang mit der Wertkarte verknüpft und Sie können dann über das CRM die einzelnen Kassiervorgang mit dem verknüpften Kunden einsehen und auswerten. Ebenfalls wird für diesen Kassiervorgang dann eine Bebuchung auf der Wertkarte ausgelöst (nur nach erfolgreicher Beendigung des Kassiervorgangs!). Auf die Wertkarte wird dann pro angefangenen Euro ein Punkt gebucht. Sollte der Kunde also einen Betrag von 35,99 Euro erzielt haben, werden auf die verknüpfte Wertkarte 36 Punkte gebucht. In der Wertkarte selbst werden die Werte für “PunkteBisBetrag” und “BetragAusPunkte” als Berechnungsgrundlage verwendet, wann die Punkte in ein Betrag gewandelt werden.

Beispiel: Sollten Sie in der Wertkarte bei “PunkteBisBetrag” 100 hinterlegt haben und im Feld “BetragAusPunkte” 5 hinterlegt haben, dann wird bei Erreichen/Überschreiten von 100 Punkten auf der Wertkarte eine weitere Buchung ausgelöst. Diese Buchung wandelt dann 100 Punkte in 5 Euro um, so das der Punktestand um 100 sinkt, der Euro-Stand aber um 5 Euro steigt, so dass der Kunde mit diesen dann bezahlen kann.

Verknüpfen über Kundenkarte Die schnellste Methode die Wertkarte mit dem Kassiervorgang zu verknüpfen ist über den Button “Kundenkarte”. Hierfür muss Ihnen aber die Wertkartennummer bekannt sein! Nach Bestätigung des Button “Kundenkarte” wird eine Dialog geöffnet mit den verschiedenen hinterlegten Kundenkarten (Im Standard gibt es nur die eigene Kundenkarte “Wertkarte”). Sie werden nun aufgefordert die Wertkartennummer einzugeben. Wenn die Wertkartennummer nicht gefunden werden kann, bekommen Sie eine entsprechende Meldung. Wenn die Wertkarte gefunden wurde, dann wird keine Meldung angezeigt. Ist die Wertkarte mit dem Kassiervorgang verknüpft, wird der Wertkarten-Button in der Farbe grün angezeigt. Wenn Sie die Verknüpfung wieder entfernen wollen, müssen Sie einfach erneut auf den Button “Wertkarten” klicken.

Verknüpfen über CRM Wenn Sie den Kassiervorgang mit einer Wertkarte verknüpfen wollen aber die Wertkartennummer nicht wissen, können Sie die Wertkarte über den Kunden im CRM finden. Klicken Sie hierfür auf das Menü “Info” und dann auf den Button “CRM”. Es öffnet sich nun der CRM-Dialog, in dem Sie einen Kunden suchen, anlegen und editieren können. Wenn es ein bereits angelegter Kunde ist, müssen Sie die Suchkriterien eingeben und die Suche mit dem Button “Suchen” starten. Es werden Ihnen nun alle Treffer angezeigt. Mit einem Klick auf den entsprechenden Kunden gelangen Sie in die Kundendetails. Um den ausgewählten Kunden nun mit dem Kassiervorgang zu verknüpfen, müssen Sie im CRM-Dialog den Button “An Kassenvorgang zuordnen” anklicken. Wenn der Kunde eine oder mehrere aktive Wertkarten hat, werden Sie gefragt, ob Sie die Wertkarte ebenfalls mit dem Kassiervorgang verknüpfen wollen (somit ist dann auch die Wertkarte mit dem Kassiervorgang verknüpft). Wenn der Kunde mit dem Kassiervorgang verknüpft ist, wird dieser Button in der Farbe helblau angezeigt. Bei erneutem Klick auf den Button, heben Sie die Verknüpfung wieder auf.

Aufladen einer Wertkarte

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Wenn der Kunde eine Wertkarte mit einem Betrag aufladen möchte, können Sie dieses in einem Kassiervorgang machen. Klicken Sie hierfür auf den Button “Info” und dann auf den Button “Wertkarten”. Geben Sie nun die Wertkartennummer ein und bestätigen Sie mit dem Button “Enter”. Wenn Sie die Wertkartennummer nicht kennen, suchen Sie bitte über das CRM den Kunden, gehen auf Wertkarten und öffnen den Wertkarten-Dialog über den Button “Anzeigen”. Im Wertkarten-Dialog klicken Sie nun auf den Button “Aufladen”. Sie werden nun aufgefordert den Betrag einzugeben den der Kunde auf die Wertkarte einzahlen möchte. Nach Bestätigung mit dem Button “Enter” wird der Dialog geschlossen und eine Position in der Artikelliste erzeugt, in dem die Wertkartenbuchung angezeigt wird. Nach erfolgreichen Beendigen des Kassiervorgangs wird die Buchung auf der Wertkarte ausgelöst und das Guthaben steht zur Verfügung.

Besonderheit: Mit dem Wertkartensystem kann nur gearbeitet werden wenn die Kasse Online ist!

Bezahlen mit einer Wertkarte

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Wenn der Kunde mit einer Wertkarte bezahlen möchte, müssen Sie im Bezahlvorgang die Zahlungsart “Wertkarte” wählen. Bitte geben Sie anschließend die Wertkartennummer ein. Wenn Sie die Wertkartennummer nicht kennen, suchen Sie bitte über das CRM den Kunden, gehen auf Wertkarten und öffnen den Wertkarten-Dialog über den Button “Anzeigen”. Im Wertkarten-Dialog steht Ihnen nun zwei Button zur Verfügung über den Sie den Betrag sehen und ändern können, oder den Betrag mit dem Button “Entladen” bestätigen. Die Kasse schlägt als Betrag zum Entladen immer der noch zu bezahlende Betrag vor, aber nie mehr als auf der Wertkarte als Betrag noch zur Verfügung steht. Nach Bestätigung mit dem Button “Entladen” schließt sich der Dialog und Sie bekommen eine Meldung was das Restguthaben der Wertkarte ist.

Besonderheit: Mit dem Wertkartensystem kann nur gearbeitet werden wenn die Kasse Online ist!

Kassensturz

Wenn Sie einen Kassensturz machen wollen, um den aktuellen Bargeldbestand zu überprüfen, können Sie den Kassensturz entweder direkt im Kassiervorgang oder im Administrations-Bereich öffnen.

Im Kassiervorgang klicken Sie bitte auf “Info” und dann auf den Button “Kassenstutz”.

Im Administrationsbreich wählen Sie bitte die Menüs: Administration -> Reporte ->Kassensturz.

In beiden Fälle öffnet sich der Kassensturz-Dialog. Sie erhalten hier eine Übersicht über die gesamten Einnahmen und Ausgaben in Summe und pro Zahlungsart. Ihnen wird ebenfalls der Startbetrag der Kasse als Kassen-Übertrag angezeigt, sowie die gesamten Bar-Einnahmen (bereinigt mit den Bar-Ausgaben) und den daraus resultierenden Soll-Barbetrag. Dieser Betrag muss in der Kasse vorhanden sein!

Sie können in diesem Dialog die Kassenschublade öffnen, und den Kassensturz im Bon-Format drucken.

Entnehmen von Bargeld aus der Kasse (Bar-Entnahmen)

Wenn Sie Bargeld aus der Kasse entnehmen wollen, müssen Sie dieses ebenfalls über einen Kassiervorgang buchen. Es gibt zwei Arten für das Entnehmen von Bargeld aus der Kasse (Auslagen und Safebag). Um das Entnehmen von Bargeld zu starten, klicken Sie bitte auf “Menü” und anschließend auf den Button “Bar Entnahmen”. Sollten Sie diesen Button nicht haben, liegt dieses an Ihrer Berechtigungsstufe. Sie müssen hierfür Superuser oder Admin sein!

Es öffnet sich nun der Dialog für die Bar-Entnahme.

1.) Entnehmen von Bargeld für Auslagen Wenn Sie Bargeld aus der Kasse nehmen wollen um z.B. Waren zu kaufen oder eine Nachnahmesendung anzunehmen, klicken Sie dann bitte auf den Button “Auslagen”. Geben Sie nun den Betrag ein den Sie aus der Kasse nehmen wollen. Als nächstes werden Sie aufgefordert den Mehrwertsteuersatz! einzugeben (nicht den Mehrwertsteuerbetrag). Sollten Sie Auslagen mit gemischten Steuersätzen haben, müssen Sie dieses mit mehreren Bar-Entnahmen buchen. Nach Eingabe des Mehrwertsteuersatz wird der Dialog geschlossen und der Kassiervorgang sofort beendet. Wählen Sie nun die Auszahlungsart “Bar” (ist voreingestellt) und bestätigen die Buchung mit “Kassiervorgang beenden”. Die Kasse erzeugt nun den Bon und öffnet die Kassenschublade. Sie können nun den Betrag aus der Kasse entnehmen.

2.) Entnehmen von Bargeld für den Safebag Die Bar-Entnahme für den Safebag ist dafür gedacht, dass Sie einen Teil Ihrer Bar-Einnahmen während Ihres Geschäftstages aus der Kasse nehmen können und diesen z.B. in ein Tresor legen oder zur Bank bringen können. Sie verhindern dadurch, dass Sie zu hohe Bargeldbestände in der Kasse führen und bei einer unerlaubten Entwendung Ihnen hohe finanzieller Schaden entsteht. Klicken Sie hierfür auf den Button “Safebag”. Sie werden nun aufgefordert den Betrag anzugeben, den Sie für den Safebag entnehmen wollen. Nach Bestätigung wird der Dialog geschlossen und der Kassiervorgang sofort beendet. Wählen Sie nun die Auszahlungsart “Bar” (ist voreingestellt) und bestätigen Sie die Buchung mit “Kassiervorgang beeden”. Die Kasse erzeugt nun einen Bon und öffnet die Kassenschublade. Sie können nun den Betrag aus der Kasse entnehmen und dem Safebag hinzufügen. Im Tagesabschluss wird dieser entnommene Bargeld-Betrag gesondert aufgeführt, damit Sie kontrollieren können, ob der Betrag im Safebag übereinstimmt.

Wichtig! Die Bar-Entnahme ist nur möglich wenn sich kein anderer Artikel in dem Kassiervorgang befindet. Die Bar-Entnahme muss eine einzelnen Buchung im Kassiervorgang sein. Eine entprechende Meldung erhalten Sie in der Kassensoftware.

Einzahlen von Bargeld in die Kasse (Bar-Einlage)

Wenn Sie Bargeld in die Kasse einzahlen möchten, müssen Sie dieses ebenfalls über einen Kassiervorgang buchen. Um das Einzahlen von Bargeld zu starten, klicken Sie bitte auf “Menü” und anschließend auf den Button “Bar Einlage”. Sollten Sie diesen Button nicht haben, liegt dieses an Ihrer Berechtigungsstufe. Sie müssen hierfür Superuser oder Admin sein!

Es öffnet sich nun der Dialog für die Bar-Einlage. Geben Sie nun den Betrag ein, den Sie in Bar einzahlen wollen und bestätigen Sie anschließend mit dem Button “Enter”. Der Kassiervorgang wird nun automatisch beendet. Bitte bestätigen Sie nun mit dem Button “Kassiervorgang beenden”. Die Kasse erzeugt den Bon und öffnet die Kassenschublade. Sie können nun den Betrag in die Kasse einzahlen.

Wichtig! Die Bar-Einlage ist nur möglich wenn sich kein anderer Artikel in dem Kassiervorgang befindet. Die Bar-Einlage muss eine einzelnen Buchung im Kassiervorgang sein. Eine entprechende Meldung erhalten Sie in der Kassensoftware.

Erstellen von Etiketten

Sie können in Virtual-Cash-Point Ihre Artikel-Etiketten auch selbst erstellen. Es wird hierbei ein Etikett mit der Artikelnummer, Preis, Artikelbezeichnung und einem Strichcode (Format = Code128) erzeugt, mit dem Sie dann Ihre Ware auszeichnen können. Der Strichcode kann mit einem Handscanner erfasst werden und somit können Sie den Artikel schnell in einen Kassiervorgang hinzufügen.

Um ein Etikett zu erstellen, müssen Sie einen Kassiervorgang starten (Anleitung: Kassiervorgang starten). Fügen Sie nun den gewünschten Artikel im Kassiervorgang hinzu, bzw. markieren Sie den entsprechenden Artikel im Kassiervorgang. Klicken Sie anschließend auf den Button “Info” und dann auf den Button “Etikett”. Es öffnet sich nun der Etiketten-Dialog in dem Ihnen das Etikett bereits angezeigt wird und mit den Werten aus Ihrer Artikelliste gefüllt wurde. Die gelb hinterlegten Felder können Sie nun frei editieren. Nach dem Sie das Etikett bearbeitet haben, können Sie nun eine Anzahl der Ausdrucke bestimmen und den Ausdruck dann mit dem Button “Drucken” starten.

Wichtig! Etiketten-Format Das Etikett wird Ihnen in der Vorschau in einem Format von 25*25 Millimetern angezeigt. Je nach länger Ihrer Artikelnummer verändert sich auch die Länge des Strichcodes. Stellen Sie somit sicher das Sie ein Etikett-Papier wählen das über eine ausreichende Breite verfügt. Die Höhe des Etikett entspricht immer 25 Millimeter. Um die richtige Breite des Etiketts zu ermitteln, müssen Sie die Anzahl der Zeichen in der Artikelnummer mit 3 Multiplizieren und dann noch einen Rand von ca. 7 Millimetern addieren.

Beispiel:

Artikelnummer = 6 Zeichen * 3 = 18mm + 7mm = ca. 25mm Etikettenbreite

Artikelnummer = 10 Zeichen * 3 = 30mm + 7mm = ca. 37mm Etikettenbreite

Etiketten-Drucker Damit der Handscanner den Strichcode erfassen kann ist es notwendig, dass Sie die Druckqualität des Etikettendruckers und die Leseempfindlichkeit des Handscanners aufeinander abstimmen. Wir empfehlen Ihnen auf ein Etikettendrucker von DYMO zurück zu greifen (oder ein anderere Hersteller mit vergleichbarer Druckqualität). Strichcodes die mit einem Thermodrucker erzeugt werden, können in der Regel nur schwer vom Handscanner erfasst werden (zumindest Strichcodes in dieser Größe).

Kassieren für Linkshänder

Wenn Sie Linkshänder sind, können Sie die Ansicht im Kassiervorgang ganz einfach für Linkshänder umstellen. Klicken Sie hierfür auf “Menü” und dann auf den Button “Linkshänder”. Die Position der Artikelauflistung und dem Bedienfeld wird nun getauscht. Wollen Sie die Kasse wieder auf Rechtshänder umstellen, betätigen Sie den Button “Rechtshänder”.

Tagesjournal

Im Tagesjournal werden Ihnen alle Kassiervorgänge eines Tages aufgelistet. Um sich das Tagesjournal anzeigen zu lassen, klicken Sie bitte im Startmenü auf folgende Menüs: Administration -> Reporte -> Tagesjournal. Nachdem Sie sich mit Ihrem Kassierer-Kürzel angemeldet haben, öffnet sich der Dialog für das Tagesjournal.

Es wird Ihnen nun jeder Kassiervorgang vom aktuellen Tag angezeigt. Der erste Kassiervorgang ist immer der Kassen-Übertrag. Sollten Sie noch keinen Kassen-Übertrag gemacht haben, ist das Tagesjournal leer. Sie können Sich nun jeden einzelnen Kassiervorgang nochmal als Bon-Ansicht anschauen. Klicken Sie hierfür auf die entsprechende Position in der Tabelle und es wird Ihnen der Bon des Kassiervorgangs angezeigt. Je nach Ihrer Berechtigungsstufe können Sie nun den Bon als Nachdruck drucken, den Kassiervorgang stornieren oder den Kassiervorgang nochmal als neuen Kassiervorgang erstellen. Klicken Sie hierfür auf die jeweiligen Buttons über dem Bon.

Wenn Sie sich ein Tagesjournals eines anderen Tag anschauen wollen, klicken Sie auf das Kalendersymbol neben dem Datum des Tagesjournals. Es öffnet sich nun ein Kalender-Dialog mit dem Sie den Tag bestimmen können. Nach Klick auf den gewünschten Tag, wird Ihnen das Tagesjournal von diesem Tag angezeigt.

Bon nachdrucken

Sie haben an drei Stellen in der Kasse die Möglichkeit, einen Nachdruck eines Bon zu starten.

1.) Nachdruck über Tagesjournal Öffnen Sie den Tagesabschluss und markieren Sie den Kassiervorgang den Sie nachdrucken möchten. Es wird nun der Bon des Kassiervorgangs angezeigt. Klicken Sie hier auf den Button “Drucken”. Es öffnet sich der Nachdruck-Dialog für den Bon. Sie können nun den Bon mit einem Klick auf den Button “Drucke Bon” auf den Bon-Drucker nachdrucken. Der Bon wird auch entsprechend mit dem Titel “Nachdruck” verstehen, so dass leicht zu erkennen ist, das es sich nicht um den Original-Bon handelt. Haben Sie einen Rechnungsdrucker im System hinterlegt und auch den COM-Service installiert, können Sie den Bon auch als Rechnung drucken. Klicken Sie hierfür auf den Button “Drucke Rechnung”.

2.) Nachdruck über Bon-Manager Um den Bon über den Bon-Manager nachzudrucken gehen Sie bitte in folgende Menüs: Administration -> Bon-Manager -> Bon Nachdrucken. Melden Sie sich nun mit Ihrem Kassierer-Kürzel an und geben anschließend die Bonnummer ein und bestätigen Sie mit dem Button “Enter” (die führenden Nullen können Sie weglassen). Es öffnet sich der Nachdruck-Dialog für den Bon. Sie können nun den Bon mit einem Klick auf den Button “Drucke Bon” auf den Bon-Drucker nachdrucken. Der Bon wird auch entsprechend mit dem Titel “Nachdruck” verstehen, so das leicht zu erkennen ist das es sich nicht um den Original-Bon handelt. Haben Sie einen Rechnungsdrucker im System hinterlegt und auch den COM-Service installiert, können Sie den Bon auch als Rechnung drucken. Klicken Sie hierfür auf den Button “Drucke Rechnung”.

3.) Nachdruck nach dem Kassiervorgangs Wenn Sie den Bon direkt nach dem Kassiervorgang nachdrucken wollen, wird hierfür extra ein Button nach dem Kassiervorgang angezeigt. Hier können Sie sowohl per “Bon-Nachdruck” und “Rechnung drucken” den Bon erneut an den Drucker senden.

Bon stornieren

Wichtig! Sie können nur Kassiervorgänge vom aktuellen Tag stornieren.

Sie haben an drei Stellen in der Kasse die Möglichkeit einen Bon zu stornieren.

1.) Storno über Tagesjournal Öffnen Sie den Tagesabschluss und markieren Sie den Kassiervorgang den Sie stornieren möchten. Es wird nun der Bon des Kassiervorgangs angezeigt. Klicken Sie hier auf den Button “Storno”. Es öffnet sich der Storno-Dialog für den Bon. Sie können nun den Bon mit einem Klick auf den Button “Bon stornieren” stornieren. Sie erhalten nochmal eine Abfrage, ob der Bon wirklich storniert werden soll. Nach Bestätigung wird automatisch ein neuer Kassiervorgang erstellt der die Gegenbuchung des Bons darstellt.

2.) Storno über Bon-Manager Um den Bon über den Bon-Manager nachzudrucken gehen Sie bitte in folgende Menüs: Administration -> Bon-Manager -> Bon Stornieren. Melden Sie sich nun mit Ihrem Kassierer-Kürzel an und geben anschließend die Bonnummer ein und bestätigen Sie mit dem Button “Enter” (die führenden Nullen können Sie weglassen). Es öffnet sich der Storno-Dialog für den Bon. Sie können nun den Bon mit einem Klick auf den Button “Bon stornieren” stornieren. Sie erhalten nochmal eine Abfrage ob der Bon wirklich storniert werden soll. Nach Bestätigung wird automatisch ein neuer Kassiervorgang erstellt der die Gegenbuchung des Bons darstellt.

3.) Storno nach dem Kassiervorgangs Wenn Sie den Bon direkt nach dem Kassiervorgang stornieren wollen, wird hierfür extra ein Button nach dem Kassiervorgang angezeigt. Hier können Sie den Bon schnell stornieren und wieder neu erstellen. Klicken Sie hierfür auf den Button “Bon stornieren” und melden Sie sich mit Ihrem Kassierer-Kürzel an. Es öffnet sich der Storno-Dialog für den Bon. Sie können nun den Bon mit einem Klick auf den Button “Bon stornieren” stornieren. Sie erhalten nochmal eine Abfrage ob der Bon wirklich storniert werden soll. Nach Bestätigung wird automatisch ein neuer Kassiervorgang erstellt der die Gegenbuchung des Bons darstellt.

Anmerkung Kassen-Überträge können nicht storniert werden.

Bon erneut erstellen (ReCreate)

Sie haben an drei Stellen in der Kasse die Möglichkeit einen Bon erneut zu erstellen.

1.) ReCreate über Tagesjournal Öffnen Sie den Tagesabschluss und markieren Sie den Kassiervorgang den Sie neu erstellen möchten. Es wird nun der Bon des Kassiervorgangs angezeigt. Klicken Sie hier auf den Button “ReCreate”. Es öffnet sich der ReCreate-Dialog für den Bon. Sie erhalten nochmal eine Abfrage ob der Bon wirklich neu erstellen möchten. Der Bon wird nun in einem neuen Kassiervorgang geladen und dort können Sie den Kassiervorgang weiter bearbeiten.

2.) ReCreate über Bon-Manager Um den Bon über den Bon-Manager neu zu erstellen, gehen Sie bitte in folgende Menüs: Administration -> Bon-Manager -> Bon ReCreate. Melden Sie sich nun mit Ihrem Kassierer-Kürzel an, und geben anschließend die Bonnummer ein und bestätigen Sie mit dem Button “Enter” (die führenden Nullen können Sie weglassen). Es öffnet sich der ReCreate-Dialog für den Bon. Sie erhalten nochmal eine Abfrage ob der Bon wirklich neu erstellen möchten. Der Bon wird nun in einem neuen Kassiervorgang geladen und dort können Sie den Kassiervorgang weiter bearbeiten.

3.) ReCreate nach dem Kassiervorgangs Wenn Sie den Bon direkt nach dem Kassiervorgang neu erstellen möchten, wird hierfür extra ein Button nach dem Kassiervorgang angezeigt. Hier können Sie den Bon schnell stornieren und wieder neu erstellen. Klicken Sie hierfür auf den Button “Bon ReCreate” und melden Sie sich mit Ihrem Kassierer-Kürzel an. Es öffnet sich der ReCreate-Dialog für den Bon. Sie erhalten nochmal eine Abfrage ob der Bon wirklich neu erstellen möchten. Der Bon wird nun in einem neuen Kassiervorgang geladen und dort können Sie den Kassiervorgang weiter bearbeiten.

Report-Server

Nur in der Online-Version verfügbar!

Über den Reporting-Server können Sie Übersichtsauswertungen Ihrer Kassiervorgänge erhalten. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, wenn Sie diesen Dienst in Anspruch nehmen wollen. Sollten Sie hier eine speziellen Auswertung benötigen, können wir Ihnen dieses gerne individuell anbieten und umsetzen. Nehmen Sie hier Kontakt mit uns auf.

System-Upgrade

Wenn Sie noch nicht mit unserer Vollversion arbeiten, haben Sie die Möglichkeit direkt in der Kasse ein Upgrade auf eine höhere Version durchzuführen. Bitte achten Sie darauf dass die Kasse mit dem Internet verbunden ist. Um ein Upgrade einzuleiten gehen Sie bitte zu folgenden Menü in der Kasse: Administration -> System -> System-Upgrade Es öffnet sich nun ein Fenster in dem Sie aufgefordert werden Ihre Email-Adresse einzugeben. Nach Eingabe Ihrer Email, erhalten Sie eine Email mit dem darin enthaltenen Upgrade-Key. Geben Sie diesen Key bitte in das Feld “Key” im Upgrade-Dialog. Nach Erfolgreicher Eingabe gelangen Sie in dem Bereich in dem Sie die gewünschte Version auswählen können. Es sind nur die Versionen auswählbar, die für Ihre Kasse verfügbar sind. Nach Auswahl der Version und Bestätigung unserer AGB wird das Upgrade automatisch durchgeführt. Wenn Sie von einer Offline-Version zu einer unseren Online-Versionen wechseln, werden alle Ihre Daten in unsere sichere Cloud übertragen und somit erhalten Sie noch nachträgliche maximale Sicherheit und Verfügbarkeit Ihrer Daten.