Installation

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Installation Virtual-Cash-Point
Win&Mac

In nur 4 Schritten haben Sie die Kasse auf Ihrem Rechner betriebsbereit. Bitte achten Sie darauf, dass Sie andere Virtual-Cash-Point Installationen schließen und das Sie bereits den Silverlight-PlugIn von Microsoft installiert haben, bevor Sie mit der Installation einer Kasse starten. Nachdem Sie Ihre Bestätigungs-Email mit Ihrem Registrierungsschlüssel erhalten haben, folgen Sie bitte den Schritten.

Schritt 1:

Öffnen Sie Ihren Browser und geben Sie folgenden Link ein (oder Link anklicken): http://ws1.virtualcashpoint.de/VirtualCashPoint.Web/index.aspx. Falls Sie den Silverlight-PlugIn von Microsoft noch nicht auf Ihrem Computer installiert habe, werden Sie nun automatisch dazu aufgefordert. Bitte folgen Sie der Installationsanweisung und wiederholen dann diesen Schritt!

Schritt 2:

Die Kassensoftware wird nun geladen und Sie sehen anschließend einen Startbildschrim. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf diesen Bildschirm, es öffnet sich ein kleines Menü. Bestätigen Sie nun mit dem Menüpunkt “Virtual-Cash-Point auf diesem Computer installieren…”

Schritt 3:

Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie aufgefordert werden, die Installation nochmals zu bestätigen. Klicken Sie hier bitte auf den Button “Installieren” damit die Installation fortgesetzt werden kann.

Schritt 4:

Sie werden dann aufgefordert, Ihren Registrierungsschlüssel einzugeben. Bitte geben Sie diesen in das entsprechende Eingabefeld ein und bestätigen Sie mit dem Button “Registrieren”.

Nach der Registrierung werden alle notwendigen Daten auf Ihren Computer geladen, damit die Kasse sowohl online als auch offline arbeiten kann. Je nach Bandbreite Ihrer Internetverbindung kann dieser Vorgang einige Minuten in Anspruch nehmen. Sollte es sich bei der Installation um eine, schon in Verwendung befundene Kasse handeln, werden in diesem Schritt auch alle Zahlungsjournale, Tagesabschlüsse und Tages-Bons mit auf Ihren Rechner geladen, so das sich nach der Installation die Kasse wieder im aktuellen Zustand befindet. Nach Beendigung der Installation sollten Sie die Kasse einmal neu starten.

 

Deinstallation Virtual-Cash-Point
Win&Mac

Wenn Sie Virtual-Cash-Point von Ihrem Computer entfernen möchten, dann stellen Sie zuerst sicher das Sie die Kassensoftware beendet ist. Anschließend folgen Sie bitte den Schritten.

Schritt 1:

Öffnen Sie Ihren Browser und geben Sie folgenden Link ein (oder Link anklicken): http://ws1.virtualcashpoint.de/VirtualCashPoint.Web/index.aspx. Bitte warten Sie bis Virtual-Cash-Point vollständig geladen wurde.

Schritt 2:

Gehen Sie nun auf folgende Menüs: Administration -> System -> ISO-Manager, und melden Sie sich dann mit einem Kassierer mit Adminrechte an.

Schritt 3:

Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf diesen Bildschirm, es öffnet sich ein kleines Menü. Bestätigen Sie nun mit dem Menüpunkt “Silverlight”. Es öffnet sich ein neuer Dialog.

Schritt 4:

Wechseln Sie nun in den Reiter “Anwendungsspeicher”, und markieren Sie den Eintrag “http://ws1.virtualcashpoint.de”. Klicken Sie nun auf den Button “Löschen” und bestätigen Sie die Meldung. Danach können Sie dieses Fenster schließen.

Schritt 5:

Klicken Sie nun erneut mit der rechten Maustaste auf den ISO-Manager Bildschirm, es öffnet sich erneut das kleine Menü. Bestätigen Sie nun mit dem Menüpunkt “Diese Anwendung entfernen”, und bestätigen Sie diesen Dialog.

Danach schließen Sie bitte Ihren Browser, und Virtual-Cash-Point ist nun restlos von Ihrem Computer entfernt. Wenn Sie eine Online-Lizenz erworben habe, sind Ihre Daten aber noch sicher bei uns in der Datenbank, so dass wenn Sie die Kasse neu installieren sich diese wieder vollständig herstellen kann. Bei der Verwendung einer Offline-Version sind die Daten nach diesem Schritt nachhaltig gelöscht und nicht mehr herstellbar!

Wenn Sie Ihre Daten auf unserer Datenbank ebenfalls vollständig löschen möchte, dann senden Sie uns eine Email an vcp@eshamburg.de mit Angabe Ihrer Kundennummer und dem Betreff “Daten löschen”. Wir werden dann schnellst möglich Ihre Daten restlos aus der Datenbank entfernen.

Installation Com-Service
Win

Der COM-Service ist eine Software, die es Virtual-Cash-Point ermöglicht auf Hardware-Komponenten wie dem Kassen-Display und dem Pay-Terminal zuzugreifen. Eine direktere Ansteuerung des Bon-Druckers und Rechnungs-Druckers ist ebenfalls möglich. Somit empfehlen wir, den COM-Service auf Ihrem Computer zu installieren, damit Sie alle Funktionen der Kasse nutzen können. Starten Sie Virtual-Cash-Point und folgen Sie den Schritten.

Schritt 1:

Gehen Sie in der Kasse in die Menüs: Administration -> COM-Port Manager -> COM-Service. Sie werden anschließend gefragt, ob Sie den Service installieren möchten. Bitte bestätigen Sie dieses mit dem Button “Ja, installieren”.

Schritt 2:

Nachdem die Installationsdateien auf Ihren Computer geladen wurden, öffnet sich automatisch das Setup-Programm für die Installation. Sollten Sie über eine ältere Windows-Version verfügen, werden Sie eventuell aufgefordert, eine aktuelle Version vom Microsoft Framework 4.0 zu installieren. Sollte dieses der Fall sein, gehen Sie bitte auf folgenden Link (http://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=17718) und installieren die Microsoft Framework 4.0 Software. Nach der Installation von Microsoft Framework 4.0 wiederholen Sie bitte den Schritt 1 dieser Anleitung.

Schritt 3:

Es öffnet sich der Installationsdialog. Hier können Sie den Speicherort der Installation bestimmen und bestätigen die einzelnen Schritte immer mit dem Button “weiter”.

Schritt 4:

Nach Beendigung der Installation sollten Sie Ihren Computer einmal neu starten, damit der COM-Service anschließend gestartet wird und der Kasse ab diesem Zeitpunkt zur Verfügung steht.

 

TIP:

Ob der Com-Service nach der Installation funktioniert, können sie testen, indem Sie den Browser öffnen und folgenden Link eingeben: http://127.0.0.1:4505/connSoap.svc?wsdl Der Browser sollte nun eine Seite anzeigen, die einen XML-File darstellt. Sollten Sie diese Seite nicht bekommen, müssten Sie in der Systemssteuerung unter “Verwaltung und Dienste” nachsehen, ob der Dienst “Virtual-Cash-Point LS” vorhanden ist und gestartet wurde. Sollte dieses nicht der Fall sein, dann installieren Sie den Com-Service erneut und/oder starten Sie den Dienst “Virtual-Cash-Point-LS”. Sollte der Dienst laufen und die Seite dennoch nicht angezeigt werden, könnte Ihre lokale Firewall den Port 4505 blockieren. Erstellen Sie hierfür eine Regel die es erlaubt, lokal auf den Port 4505 zuzugreifen (Sie können auch testweise die Firewall kurz deaktivieren, aber bitte danach wieder aktivieren!). Sollte die Seite im Browser angezeigt werden, die Kasse aber nicht darauf zugreift, müssten Sie in der Kasse unter folgenden Menüs prüfen, ob die Adresse der COM-Service der Kasse bekannt ist. Gehen Sie hierzu in folgende Menüs: Administration -> System -> Daten ->Local-Settings. Dort gibt es einen Eintrag mit der Bezeichnung “VCPLocal”. Dort muß die oben aufgeführte Adresse stehen. Falls nicht, schreiben Sie bitte die Adresse in dieses Eingabefeld und speichern Sie Ihre Eingabe.

Einrichten des Druckers
Win

Sollten Sie ohne den COM-Service arbeiten, brauchen Sie keinen Drucker in der Kasse einrichten. Sie werden bei jedem Ausdruck der Kasse mit einem Druck-Dialog gefragt, auf welchen Drucker Sie drucken möchten. Wenn Sie den COM-Service installiert haben, müssen Sie danach den Namen des Bon-, Etiketten- und/oder Rechnungsdrucker im System hinterlegen. Danach wird immer automatisch auf diesen Drucker gedruckt, ohne dass der Druck-Dialog erneut angezeigt wird. Um den Drucker-Namen in der Kasse zu hinterlegen, folgen Sie bitte den Schritten:

Schritt 1:

Als Erstes müssen Sie den Namen des Bon-, Etiketten- und/oder Rechnungsdruckers auf Ihrem Computer herausfinden (der Drucker muss am Computer angeschlossen sein). Gehen Sie hierfür in die “Systemsteuerung -> Geräte und Drucker” Ihres Betriebssystems und sehen dort, wie der System-Name des Druckers lautet.

Schritt 2:

Gehen Sie in der Kasse in die Menüs: Administration -> COM-Port Manager -> Drucker COM-Port. Sie müssen sich dann mit Ihrer Kassiererkennung anmelden und benötigen Administrationsrechte.

Schritt 3:

Es öffnet sich der “Drucker COM-Port-Dialog” in dem Sie die Drucker für den Bon-, Etiketten- und den Rechnungsdrucker hinterlegen können. Wählen Sie hierfür im linken Menü den Drucker-Typ aus und geben Sie dann bitte in das Eingabefeld den Druckernamen ein und bestätigen anschließend mit dem Button “Speichern”.

Sollte der Druck nach diesen Einstellungen nicht funktionieren, stellen Sie bitte sicher, dass der Drucker auch wirklich angeschlossen und unter diesem Namen erreichbar ist. Bitte beachten Sie auch, dass Sie bei dem Bon und Etiketten-Drucker die richtigen Papierformate (Bon-Drucker = 80 x Endless, Etiketten-Drucker = ist abhängig von der Länge der Artikelnummer) eingestellt haben. Bitte achten Sie bei dem Etikettendrucker, dass die Druckqualität ausreichend hoch ist, da sonst einige Barcodescanner Probleme mit dem Erkennen des gedruckten Strichcodes haben.

Einrichten des Kunden-Displays
Win

Das Kunden-Display ist eine zusätzliche Hardware, die Sie an Ihrem Computer anschließen können und mit der Sie Ihren Kunden die Möglichkeit geben, Informationen zu seinem Kassiervorgang zu erhalten. Der Kunde kann während Sie kassieren sehen, welche Artikel Sie dem Kassiervorgang hinzufügen und sieht ebenfalls immer den Gesamtbetrag des aktuellen Kassiervorganges. Nach dem Kassiervorgang sieht der Kunde sein Rückgeldbetrag. Ebenfalls wird ein Begrüßungstext und eine Verabschiedung angezeigt. Um das Kunden-Display in der Kasse zu hinterlegen, folgen Sie bitte den Schritten:

Schritt 1:

Bitte stellen Sie sicher, dass das Kunden-Display mit Ihrem Computer verbunden ist.

Schritt 2:

Gehen Sie in der Kasse in die Menüs: Administration -> COM-Port Manager -> Display COM-Port. Sie müssen sich dann mit Ihrer Kassiererkennung anmelden und benötigen Administrationsrechte!

Schritt 3:

Es öffnet sich der “Display COM-Port-Dialog” in dem alle COM-Ports angezeigt werden, die an Ihrem Computer durch Endgeräte belegt sind. Auf Ihrem Kunden-Display sollte nun der Name des Com-Ports auftauchen, den Sie bitte im “Display COM-Port-Dialog” bestätigen.

Der Dialog schließt sich dann automatisch und ab diesem Zeitpunkt versorgt die Kasse das Kunden-Display mit Information beim Kassiervorgang.

Einrichten des Pay-Terminals
Win

Sie haben die Möglichkeit ein Pay-Terminal an der Kasse anzuschließen. Hierfür muss der COM-Service installiert sein. Da nicht jedes Pay-Terminal für die Kasse geeignet ist müssen Sie sicherstellen, dass es sich um ein ZVT-Terminal handelt. Da die Einstellungen abhängig von den Einstellungen Ihres Pay-Terminales sind, können wir Ihnen keine genaue Anleitung geben, welche Werte Sie einzutragen haben. Um in den Dialog “Pay-Terminal COM-Port” zu gelangen, folgen Sie bitte den Schritten:

Schritt 1:

Gehen Sie in der Kasse in die Menüs: Administration -> COM-Port Manager -> PayTerminal COM-Port. Sie müssen sich dann mit Ihrer Kassiererkennung anmelden und benötigen Administrationsrechte!

Schritt 2:

Wählen Sie nun die Verbindungsart Ihres Pay-Terminales aus und füllen anschließend die Werte im Dialog passend zu den Einstellungen in Ihrem Pay-Terminal.

Nachdem Sie das Pay-Terminal erfolgreich an der Kasse eingerichtet haben, wird bei dem Kassiervorgang in der Zahlungsart “Kreditkarte” und “EC-Karte” der Betrag automatisch an das Pay-Terminal gesendet und die Kasse wartet so lange bis eine Rückmeldung vom PayTerminal kommt.

Einrichten eines Kassierers
Win&Mac

Sie können in Virtual-Cash-Point beliebig viele Kassierer anlegen. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, den Kassierern verschiedene Berechtigungsstufen zu geben. Diese sind unterteilt in Kassierer, Superuser und Admin. Um Kassierer in der Kasse zu hinterlegen, folgen Sie bitte den Schritten:

Schritt 1:

Gehen Sie in der Kasse in die Menüs: Administration -> User-Manager. Sie müssen sich mit Ihrer Kassiererkennung anmelden und benötigen Administrationsrechte!

Schritt 2:

Es öffnet Sich der Dialog “User-Manager”. Sie haben nun die Möglichkeit einen neuen Kassierer anzulegen, zu ändern oder auch zu entfernen.

Schritt 3:

Bitte füllen Sie die Eingabefelder Anrede, Vorname, Name und KassiererID. Bitte achten Sie darauf, dass die KassiererID eindeutig ist und noch keinem anderen Benutzer zugeordnet wurde. Mit dieser Nummer muss der Kassierer sich an der Kasse anmelden (Kassierer-Kürzel)!

Schritt 4:

Bestimmen Sie dann, welche Berechtigung der Benutzer hat. Sie können den Benutzer als aktiv, Superuser und Admin kennzeichnen. Jeder Benutzer der nicht als Superuser oder Admin gekennzeichnet ist, wird mit der Berechtigungsstufe “Kassierer” geführt. Ebenfalls ist es möglich dem Benutzer das Anmelden an anderen Kassen zu ermöglichen. Hierzu können Sie mit den Optionen “von Filiale” und “von Mandant” bestimmen an welchen Standorten der Kassierer in Ihrem Unternehmen zugreifen darf.

Wer darf was?

Funktion Kassierer Superuser Admin
Kassiervorgang starten Ja Ja Ja
Kassiervorgang stornieren Nein Ja Ja
Kassiervorgang neu erstellen (ReCreate) Nein Ja Ja
Kassiervorgang parken Ja Ja Ja
Kassiervorgang übernehmen (Geparkte Bons) Nein Ja Ja
Artikel-Rabatt Ja Ja Ja
Bon-Rabatt Ja Ja Ja
Bar-Entnahme Nein Ja Ja
Bar-Einlage Nein Ja Ja
Kassensturz Ja Ja Ja
Tagesabschluss Nein Ja Ja
Kassen-Übertrag Nein Ja Ja
Tagesjournal Ja Ja Ja
Reporting Ja Ja Ja
Bon-Nachdruck Ja Ja Ja
Bon-Editor Nein Nein Ja
Firmen-Logo Nein Nein Ja
Hintergrund-Bild Nein Nein Ja
Etiketten Ja Ja Ja
Kassierer verwalten Nein Nein Ja
CRM-Modul Ja Ja Ja
Wertkarten-System Ja Ja Ja
ISO-Manager Nein Nein Ja
Daten-Importer Nein Nein Ja
Local-Settings Nein Nein Ja
Collmex-API Nein Nein Ja
COM-Port Manager Nein Nein Ja
End-Points Nein Nein Ja
Support Ja Ja Ja
System-Update Nein Nein Ja
System-Upgrade Nein Nein Ja

Tipp! Wenn Sie sich nicht nach jedem Kassiervorgang neu mit Ihrem Kassierer-Kürzel anmelden wollen, können Sie dieses in den LocalSettings in der Kasse einstellen. Gehen Sie hierzu in die Menüs: Administration -> System -> Daten -> LocalSettings. Dort gibt es den Eintrag “LoginCashPoint” mit dem Sie mit 0 die Anmeldung deaktivieren könne, oder mit 1 wieder aktivieren können.

Einrichten von Firmen-Logo
Win&Mac

Sie können in Virtual-Cash-Point Ihr eigenes Firmen-Logo auf dem Bon und auf der Rechnung andrucken lassen. Bitte bereiten Sie hierfür eine Grafik vor, die Sie dann in einem Bildformat mit folgenden Vorgaben (Breite = 280 Pixel, Höhe = beliebig, PNG oder BMP oder JPG) auf Ihrem Computer zur Verfügung stellen. Um das Bon-Logo in der Kasse zu hinterlegen, folgen Sie bitte den Schritten:

Schritt 1:

Gehen Sie in der Kasse in die Menüs: Administration -> Design-Anpassen -> Firmen-Logo. Sie müssen sich mit Ihrer Kassiererkennung anmelden und benötigen Administrationsrechte!

Schritt 2:

Es öffnet sich ein Datei-Dialog. Bitte wählen Sie hier die Bild-Datei aus und bestätigen Sie mit dem Button “öffnen”.

Das Bild wird dann in der Kasse und für den Drucker bereitgestellt und alle Bons und Rechnungen werden ab diesem Zeitpunkt mit Ihrem Logo angedruckt.

Einrichten vom Bon
Win&Mac

Sie haben in Virtual-Cash-Point die Möglichkeit, einige Text auf dem Bon anzupassen. So können Sie Ihre Firmenbezeichnung, Anschrift, Kontaktinformation, Öffnungszeiten und einen Verabschiedungstext in dem Bon frei definieren. Um den Bon in der Kasse anzupassen, folgen Sie bitte den Schritten:

Schritt 1:

Gehen Sie in der Kasse in die Menüs: Administration -> Bon-Manager -> Bon Editor. Sie müssen sich mit Ihrer Kassiererkennung anmelden und benötigen Administrationsrechte!

Schritt 2:

Es öffnet sich der Bon-Editor, in welchem Sie nun alle Eingabefelder, die gelb gekennzeichnet sind, frei editieren können. Das angedruckte Logo können Sie im Menü “Firmen-Logo” anpassen. Nach Ihren Anpassungen vergessen Sie bitte nicht, zu speichern.

Einrichten der Collmex Anbindung
Win&Mac

Sie haben in Virtual-Cash-Point die Möglichkeit, sich an das bestehende SAAS Warenwirtschaft und Buchhaltungssystem von Collmex anzubinden. Alle wesentlichen Schnittstellen werden von Virtual-Cash-Point bedient, so dass Sie Artikel, Stücklisten und Kundendaten von dem Collmex-System beziehen, bzw. Kundendaten auch wieder an Collmex zurückgeben können. Es findet somit ein automatischer Stammdatenabgleich statt, mit dem Sie Ihre Kasse(n) zentral mit Daten versorgen können. Die in der Kasse erzeugten Transaktionsdaten wie Bestandsänderungen, Kundenrechnungen und Erlöse werden ebenfalls in das Collmex-System übergeben, so dass Sie alle Umsätze und Bestandsänderungen in nur wenigen Momenten im Collmex-System vorfinden. Die Collmex-Schnittstelle unterteilt sich in Anmeldedaten, Erlöse, Zahlungsarten und Kundendaten.

Um in die Eingabemaske der Collmex-Schnittstelle zu gelangen, folgen Sie bitte den Schritten:

Schritt 1:

Gehen Sie in der Kasse in die Menüs: Administration -> System -> Daten. Sie müssen sich mit Ihrer Kassiererkennung anmelden und benötigen Administrationsrechte!

Schritt 2:

Wählen Sie dann den Menüeintrag Collmex. Es öffnet sich der Collmex-Dialog. In diesem Dialog finden Sie nun alle Eingabefelder, die für die Schnittstelle-Einstellungen nötig sind. Nach der Eingabe speichern Sie bitte Ihre Änderungen damit diese sofort in Kraft treten können.

Um die Anmeldedaten anzupassen, folgen Sie bitte den Schritten:

Schritt 1:

Tragen Sie in die Felder Collmex-Kundennummer, Login-Benutzer und Login-Passwort Ihre Anmeldedaten von Collmex ein. Achten Sie bitte darauf, dass Sie über die richtige Collmex-Version verfügen damit die Collmex-API zur Verfügung steht. Achten Sie auch darauf, dass der Collmex-Benutzer mit ausreichend Rechten ausgestattet ist. Sie können in Collmex einen Benutzer anlegen der explizit nur Rechte hat über die API auf Collmex zuzugreifen. Mit diesem Benutzer kann man sich dann nicht am Collmex-Portal anmelden und Sie haben eine extra Sicherheit Ihrer Daten. Einen solchen Benutzer empfehlen wir!

Schritt 2:

Tragen Sie in das Eingabefeld “Collmex-Firma” die Nummer der Firma ein, mit der Sie die Daten der Kasse austauschen wollen. Diese Nummer finden Sie in Collmex unter den Menüs: Verwaltung -> Firma -> Firma anzeigen und ändern.

Schritt 3:

Wählen Sie als nächstes den Kontenrahmen aus, der dem in Collmex entsprechen muss. Ob Sie in Collmex den Kontenrahmen “Datev SKR 03″ order “Datev SKR 04″ benutzen, sehen Sie unter folgenden Menüs: Verwaltung -> Firma -> Firma anzeigen und ändern -> und klicken dann auf den Link “Anzeigen”. Sie gelangen nun in die Einstellungen der Firma und können hier die Einstellungen der Kontenrahmen sehen. Bitte wählen Sie in der Kasse den gleichen Kontenrahmen aus.

Schritt 4:

Wenn Sie den Kontenrahmen ausgewählt haben, werden Sie gefragt, ob Sie die Konteneinstellungen automatisch mit den hinterlegten Standard-Konten füllen möchten. Sie können dieses bestätigen damit die Konten-Daten befüllt werden. Habe Sie in Collmex andere Konten angelegt, müssen Sie diese dann in der Schnittstelle ebenfalls auf die gewünschten Konten anpassen. Bitte achten Sie darauf, dass die Konten auch in Collmex vorhanden sind!

Schritt 5:

Wählen Sie als nächstes die Übertragungsart aus. Hierbei können Sie wählen zwischen “Daten werden nicht an Collmex übergeben”, “Rechnungen nach Collmex” und “Erlöse nach Collmex”. Mit dem Eintrag “Daten werden nicht an Collmex übergeben” deaktivieren Sie die Schnittstelle und es werden keinerlei Daten zwischen Virtual-Cash-Point und Colmex ausgetauscht. Mit dem Eintrag “Rechnungen nach Collmex” werden die Kassenvorgänge in Form von Rechnungen in Collmex angelegt. Diese Methode hat den Vorteil, dass Sie jeden Kassiervorgang mit allen Artikeldetails als eigene Rechnung im Collmex-System vorfinden. Der Nachteil ist allerdings das es bei den Brutto-Beträgen zu Cent-Differenzen kommen kann, da Collmex als Berechnungsgrundlage immer vom Netto-Betrag ausgeht, die Kasse allerdings vom Bruttobetrag. Bei Preisveränderungen in der Kasse können dann Brutto-Preise ausgewählt werden die man über die Nettoberechnung nicht erreichen kann. Es ist aber sichergestellt, dass die Nettobeträge beider Systeme immer gleich sind. Mit dem Eintrag “Erlöse nach Collmex” werden die Erlöse der Kasse direkt auf die Konten in Collmex gebucht. Mit dieser Einstellung wird auch gleichzeitig die Schnittstelle der Bestandsänderung angesteuert, so dass auch mit dieser Methode sowohl die Erlöse als auch die Bestände bebucht werde. Wir empfehlen diese Methode da es hierbei zu keinen Cent-Differenzen zwischen Collmex und Virtual-Cash-Point kommen kann!

Schritt 6:

Legen Sie einen Kunden für die Kassen im Collmex-System an. Dieser Schritt ist notwendig, da in Collmex ein Kunde für die Erlöse oder Rechnungen angegeben werden muss. Sie können sowohl ein Kunden für alle Kassen anlegen oder für jede Kasse oder Filiale einen eigenen Kunden hinterlegen. Sie haben somit die Möglichkeit über diese Kunden die einzelnen Kassenumsätze einfach in Collmex auszuwerten. Nachdem Sie den Kunden in Collmex angelegt haben, tragen Sie bitte diese Kundennummer in das Eingabe-Feld “Kunde in Collmex” ein. Alle nicht personalisierten Verkäufe (Virtual-Cash-Point CRM) werden dann auf diesen Kunden gebucht.

Schritt 7:

Legen Sie einen Artikel für die Wertkarten der Kassen im Collmex-System an. Dieser Schritt ist notwendig, da Sie in Virtual-Cash-Point die Möglichkeit haben, mit eigenen Wertkarten (Bonusprogramm, Kundenbindung…) zu arbeiten. Diese Wertkarten-Transaktionen werden als Artikelposition in der Kasse verbucht. Bei einer Rechnungserstellung in Collmex wird diese Positionen dann als Artikel angegeben der auch in Collmex vorhanden sein muss, da es sonst zu einem Fehler in der Datenübertragung kommt. Wenn Sie den Artikel in Collmex angelegt haben (bitte achten Sie darauf, dass auch Bestand auf diesem Artikel ist), tragen Sie die Artikelnummer dann in das Eingabefeld “Wertkarte in Collmex” ein. Sollten Sie keine Wertkarten in Benutzung haben, können Sie diesen Schritt dann vervollständigen wenn Sie mit dem Wertkartensystem starten!

Um die Zahlungsarten anzupassen, folgen Sie bitte den Schritten:

Die Zahlungsarten sind in der Schnittstelle mit Standardwerten gefüllt. Sie haben allerdings die Möglichkeit, weitere Zahlungsarten in Collmex zu hinterlegen und diese den Zahlungsarten in der Kasse zuzuordnen.

Schritt 1:

Um die Zahlungsarten in Collmex zu sehen und zu bearbeiten gehen Sie bitte in Collmex und in folgende Menüs: Verwaltung -> Sonstige Einstellungen -> Zahlungsbedingungen. Hier erhalten Sie eine Übersicht der Zahlungsarten in Collmex und können diese dort bearbeiten oder anlegen.

Schritt 2:

Nachdem Sie eine Zahlungsart in Collmex anleget haben, müssen Sie diese ID-Nummer in das Eingabefeld der entsprechenden Zahlungsart in der Kasse eintragen. Danach werden Erlöse/Rechnungen in Collmex bei Benutzung der Zahlungsart auf diesen Wert bebucht.

Um die Schnittstelle des Kundenstamm zu aktivieren, folgen Sie bitte den Schritten:

Schritt 1:

Mit der CheckBox “Kundenstamm synchronisieren” haben Sie die Möglichkeit, die Schnittstelle zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Schritt 2:

Bitte tragen Sie in das Eingabefeld die Nummer der AdressGruppe aus Collmex ein. Sie haben somit die Möglichkeit, auch nur eine bestimmte Adressgruppe zwischen den beiden Systemen zu synchronisieren. Als Standard-Adressgruppe ist die “0” hinterlegt und somit werden alle Kundendaten einbezogen. Dieses Feld hat nur eine Auswirkung, wenn die CheckBox “Nur die AdressGruppe synchronisieren” aktiv ist!

Schritt 3:

Mit der CheckBox “Nur die AdressGruppe synchronisieren”, haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob alle Kundendaten oder nur die Kunden der zugewiesenen Adressgruppe synchronisiert werden. Wenn diese Option aktiviert ist, muss eine Adressgruppen-Nummer im Feld eingetragen sein (Standardwert ist “0”).

Wenn Sie die Kundenstamm-Schnittstelle in Virtual-Cash-Point aktiviert haben, werden die Kunden sowohl aus Collmex in die Kasse importiert, als auch bearbeitete Kunden oder neu angelegte Kunden zu Collmex zurückgegeben. Somit haben Sie die Möglichkeit, neue Kunden direkt in der Kasse anzulegen ohne das Sie zusätzlich in Collmex aktiv werden müssen. Die Kundedaten finden Sie in der Kasse unter der Rubrik CRM!

Einstellen der Email-Benachrichtigung. Tragen Sie in das Eingabefeld “Benachrichtigungs-Email bei Fehlern” bitte eine gültige Email-Adresse ein an die eventuell auftretende Probleme der Schnittstelle gesendet werden können. Dieses sollten Sie unbedingt vornehmen, da es sonst unbemerkt zu Differenzen zwischen den Systemen kommen kann (wie z.B. wegen fehlender Warenbestände kann die Bestandänderung eines Kassenvorgangs nicht gebucht werden). Bei Fehlern werden Sie mit einer Email informiert welcher Fehler aufgetreten ist und erhalten als Anhang auch die Daten-Datei, die versucht worden ist nach Collmex zu übertragen. Es handelt sich hierbei um ein CSV-Format. Diese kann von Ihnen geöffnet, kontrolliert und falls nötig auch bearbeitet werden. Sie haben ebenfalls dann die Möglichkeit, diese Datei direkt im Collmex-System nochmals zu übergeben. Gehen Sie hierzu in folgende Menüs in Collmex: Verwaltung -> Daten -> Importieren. Dort können Sie die CSV-Datei erneut importieren und so Differenzen zwischen den Systemen korrigieren. Eine Fehlerliste ist in Collmex ebenfalls vorhanden (Verwaltung -> Daten -> API Fehler-Protokoll), so dass Sie sich schnell einen Überblick über eventuelle Differenzen verschaffen können.

Achtung! Die Daten werden nur an Collmex übertragen wenn die Collmex-Schnittstelle aktiv ist und die Daten korrekt ausgefüllt wurden. Wenn die Schnittstelle nicht aktiv oder nicht korrekt ist, werden keine Daten an Collmex übergeben. Sie können auch keine Daten nachträglich an Collmex übergeben. Sollten Sie hierzu Hilfe benötigen, dann setzten Sie sich mit uns per Email (vcp@eshamburg.de) in Verbinden!